現場管理の効率化に必要なポイントと具体的な方法を詳しく解説

最終更新日:2023/11/12

• 現場改善

 

「現場管理業務をもっと効率良く行えないだろうか」

「どうすれば少ない人数で漏れなく管理業務が行えるだろうか」

現場管理の仕事を任される立場になり、このように考えたことはないでしょうか。こうした問題を解決するためには、現場管理の仕事を属人化させず仕組みから変えることをおすすめします。

現場管理が大変な理由として、気象などの外的要因や複数の人間や部材が不規則に関与するため、「個人」に依存した管理には限界があるからです。図面・写真管理やコミュニケーションの一部だけでも楽にできれば、効率化につながります。

本記事では、現場管理の効率化につながるノウハウや解決策をご紹介します。貴社の現場管理効率化にお役立ていただければ幸いです。

弊社では「SITE」という現場管理アプリによって、働き方改革を目指す企業様をサポートし、導入いただいている企業様から好評をいただいております。興味のある方は下記をご覧ください。

現場管理者が抱えている課題

現場管理者が頭を悩ませることといえば、気象条件等の外的要因や、多くの人や部材が関与するため情報が正確に伝わらないことなど、予定通りに進まないことによる「様々な調整」ではないでしょうか。

予期せぬことが起こった時に調整するのが現場管理者の役割です。発注者と一次請け業者の間に立ち、予定通りに工事を進行させながら、品質、安全、原価管理まで行い、さらに現場写真の管理やマネジメントまでも担う。個人のマンパワーに頼る属人的な管理体制ではなく、「仕組み」を改善することで現場で働くスタッフの負担を下げ、工事を円滑に進めることにつながります。

その結果、会社の管理コスト削減といった経費削減にもつながるので、現場管理の業務効率化はとても重要な課題と言えるでしょう。

現場管理業務の効率化に必要な3つのポイント

人にしかできない業務（安全管理・メンタルヘルス・状況把握）は人が行い、それ以外の業務を効率化することがポイントになります。

効率化すべき業務は以下の3つです。

• 図面・書類・データなど作成や管理
• 元請け・職人・顧客など様々なコミュニケーション
• 原価管理など利益に関係する計算や報告
  
  

それぞれ詳しく解説していきます。

図面・書類・データなど作成や管理

データの整理は1人でできる「作業」なので後回しになりがちな業務です。この作業を「自動化する」「必要な工程を少なくする」などして、効率化できれば大きく時間短縮できるでしょう。

写真整理で具体的な例だと、

▼改善前

1. デジカメで写真を撮る
2. データを会社のパソコンに取り込む
3. 写真をフォルダ分けする
   
   

▼改善後

1. スマホを使って写真を撮る
2. そのままクラウド上のフォルダに保存する
   
   

▼効率化できる点

• 現場と会社を行き来する時間
• 写真を整理する作業
  
  

ということです。

写真の枚数が多くなればなるほど、改善の恩恵は大きくなります。文章にすると些細なことかもしれませんが効果は絶大です。しかも、やりようによっては特にコストもかけず、すぐに改善できます。

元請け・職人・顧客など様々なコミュニケーション

前述した通り、管理者には「調整」業務が多数舞い込んできます。その時に多方面へ報告・連絡・相談が必要になり、コミュニケーションの量が増えます。

このコミュニケーションも、「1対1の伝達を10回」するより「1対10の伝達を1回」するほうが効率が良いです。しかも伝達のタイムラグもなくなり、理解度の違いも生まれにくくなります。

「図面で一部変更箇所が発生」した場合、1対1で情報共有すると

• 現場担当者・部材発注先など関係するところへ電話・メールで個別に報告
• 関係する人が1人ではないので伝達に時間がかかる
• 人づてだと言い方の違いで理解度が変わる場合がありミスにつながることもある
  
  

このように手数や時間がかかり、伝達の制度にも影響してくる可能性があります。しかも、現場管理者は複数の案件を併行して管理していることが多いので、扱う情報量は一層複雑かつ多くなります。

例えば、こういった状況を改善するために、電話やメールではなく「グループチャット」のような仕組みを作り、1つのメッセージが複数人に届くようにすればタイムラグもなく自分の言葉で一斉に知らせることができます。図面データも添付して送れば、なお良いでしょう。

コミュニケーションも仕組みで効率化することができます。

原価管理など利益に関係する計算や報告

工事は断続的に様々な部材を発注・消費しながら進んでいくため、発注が起こるたびに原価を記録しておくことが望ましいですが、現場管理をしながらだと後でまとめて行うこともあるかと思います。

細かい作業なので、その都度行うよりもまとめてする方が効率が良いと考える人もいるかもしれませんが、細かい数字が合わないなどが発生すると、確認や振り返りに時間が取られてしまいます。

このような事態を回避するためには、例えばツールを使い「発注時に管理システムと連携させて一元管理」して、手間を少なくし正確性を高めることも可能です。

現場管理を効率化する具体的な方法

次は、ここまで解説してきたポイントを実現するための具体的な方法をご紹介します。前述したポイントに対する方法を先にご紹介すると次の通りです。

• 図面・書類・データなど作成や管理
  →オンラインサーバー「クラウドシステム」を使う　

• 元請け・職人・顧客など様々なコミュニケーション

→ビジネスチャットツールを使って案件ごとのグループを作る

• 原価管理など利益に関係する計算や報告

→ITツールを活用して手打ち・手入力を少なくする

それぞれ解説していきます。

方法①：データの共有にはクラウドを活用する

図面や写真といったデータを速やかに共有するなら「クラウド」を活用しましょう。

クラウドとはなじみのあるものだと、「Googleドライブ」や「iCloud」ではないでしょうか。物理的なハード機器ではなく、Web上にあるオンラインサーバーのことです。

クラウドとは、一言でいうと「ユーザーがインフラ※やソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じて、サービスを必要な時に必要な分だけ利用する考え方」のことです。クラウドは、クラウド・コンピューティングと呼ばれることもあります。

※ インフラ･･･サーバーやストレージ、ネットワークを指します。

引用：クラウドとは？を分かりやすく解説

クラウドを活用すれば、スマホやタブレットといった媒体からでも社内のパソコンからでも同じデータにアクセスすることができます。この機能により、わざわざデジカメから写真データをパソコンに移さなくともデータの共有が可能です。

業務的な使い方で多いのは、先述した「Googleドライブ」を使ったデータ共有です。Googleのアカウントがあれば無料で誰でも使うことができるので入門には便利です。また、Googleアカウント同士で社外（協力会社や顧客など）と情報を共有することもできます。

▼クラウド化させるメリットについてはこちらの記事でも解説しています。

現場管理をクラウド化させるメリットとツールの選び方

方法②：案件ごとにグループを作る

コミュニケーションを効果的に効率化するなら、ビジネスチャットやグループウェアなどのツールを活用して1つの案件ごとにコミュニティグループを作るとよいでしょう。

▼グループウェアについて詳しく知りたい方はこちら

【建設業の課題を解決】グループウェアを導入するメリットとは

案件ごとに管理することで、複数の案件管理をしていても情報がしっかりと仕分けでき、情報が混在することを防げます。また、ツール内に工事開始からのやり取りを記録として残しておくことにも役立つので、過去の経緯を振り返りことも楽です。

連絡用の専用グループを作れば、社内関係者、取引先、場合によっては顧客も含めコミュニケーションを正確かつ簡単に行うことができるようになります。

方法③：手打ち・手入力を少なくしてミスと手間を減らす

大事な原価管理の数字や大事な書類など、1つの間違いが大きな問題につながるようなデータは可能な限りシステムに任せるようにしましょう。

例えば、○○管理システムと呼ばれるようなシステムを活用し請求書や納品書を紙で扱わずに初めからデータでやりとりし、データ内の必要な数字をシステムが自動で管理してくれるようにするといったことです。

また、個人の経費申請などもレシートや領収書をスマホのカメラで撮影しシステムに送るだけで管理できるものもあります。できるだけ人の手で行う作業を少なくすることで、手間を少なくしながら仕事の精度を上げるようにしましょう。

【おすすめ】3つのポイントを一気に解決するツールを導入する

現場管理の効率化に必要なポイントと具体的な方法をご紹介してきました。とにかく、「人」に依存しない形で仕組みを変えていくことが効率化の大切なポイントです。

そのポイントを実現させるには、コスト的にも効果的にもITツールを活用した効率化が一番だと言えます。おすすめのツールは建設業向けに作られたITツールを使うことです。弊社が提供している現場管理アプリ「SITE」もその1つです。

主な機能は以下の4つです。

• チャット機能
• スケジュール管理機能
• 図面写真管理機能
• 電子小黒板
  
  

不必要な機能を無くしているので、誰でも簡単に操作できるツールになっています。

建設業に特化したツールなので、写真や図面、その他書類などデータを案件（顧客）ごとに管理することが可能です。わざわざ保存書類やデータを整理しなくても、「SITE」を活用していれば自然と集約できるので、写真整理や日報の作成など事務作業の効率化が期待できます。

まとめ

現場管理は工事を円滑に進めるための重要な役割です。現場管理がボトルネックになると、工事全般に大きな影響を及ぼしてしまいます。

繰り返しになりますが、現場管理の効率化には、属人化しない組織や仕組みの改善が必須です。そしてもっとも効果が期待できるのは建設業（自社）に適したITツールの導入と言えるでしょう。

効率化できるところは効率化を進め、管理者の負担を軽減し誰でも持続可能な現場環境を、ぜひ作ってください。

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