情報共有とは?得られるメリット・原因と対策・具体的な方法など徹底解説 - 【シンプル簡単】現場情報共有ツール「SITE」

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情報共有とは?得られるメリット・原因と対策・具体的な方法など徹底解説

 
情報共有

「社内でスムーズに情報を共有するにはどうすればいいの?」

「業務に必要な知識を社員に等しく浸透させる方法が知りたい」


社内での情報共有をスムーズに行いたいが上手くいかないという悩みは、多くの企業が直面する問題ではないでしょうか。考えられる原因の一つとしては、環境面や社内ルールが整っていないことがあげられます。ITツールなどを活用し、社内の環境を整えることが解決への近道です。


本記事では、社内での情報共有が大切な理由をおさらいし、そのうえで具体的な改善方法まで詳しく解説します。社内の情報共有に関するお困りごとがきっと解決できますので、ぜひ最後までご覧ください。


また、弊社では「SITE」という現場管理アプリによって、働き方改革を目指す企業様をサポートし、導入いただいている企業様から好評をいただいております。

興味のある現場管理者様は是非参考にしてみてください。



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情報共有とは



まずは情報共有の定義を確認しましょう。様々な意見や見方があると思いますが、本記事では以下の定義をもとに話を進めていきます。



情報共有とは、個々の社員のもつ情報を蓄積、共有、活用することを言う。効率的に情報の蓄積、共有、活用をするために、情報共有システム・ツールを導入する企業が多い。日々行われている業務を情報共有のシステムへ蓄積することによって、現状の把握や他人の情報や過去の情報資産を活用できる。
引用:情報共有 とは



これによると、情報共有の考え方は「蓄積」、「共有」、「活用」という3項目に分類されます。「共有」部分だけに焦点をあてるのではなく、前後にある「蓄積」と「活用」も含めて考えることが、ビジネスにおける情報共有であるといえます。3項目の大事なポイントを簡単にまとめると以下の通りです。


・蓄積

情報をただストックするのではなく整理して引き出しやすい状態で蓄積する。


・共有

一部だけで行うのではなく社内全体に浸透してこそ共有の意味がある。


・活用

情報は活用してこそ意味がある。活用できる情報を取捨選択して共有することが大切。この蓄積、共有、活用を円滑に行えることが効果的な情報共有であるといえるでしょう。

効果的な情報共有によって得られるメリット


効果的な情報共有によって得られる大きなメリットは、各業務が効率良く機能するようになることです。情報が適切に共有されることで、社内の知識や方向性など認識を統一できるようになります。


他にも以下のようなメリットがあげられます。


・進捗確認がスムーズになり確認作業が効率化される

・正しい判断ができるようになりミスが減る

進捗確認がスムーズになり確認作業が効率化される


進捗確認は現場作業では特に大切な項目です。目標に対して何%の進捗率かを正しく知ることでトラブルを事前に防ぐことにつながります。

報告や連絡が適切になされ、情報共有ができていれば管理責任者は正確に状況を把握できるでしょう。


進捗状況を共有する習慣がついていれば、状況確認を常に気にしなくて済むので管理責任者の負担は少なくなります。

正しい判断ができるようになりミスが減る


現場での判断、経営上の判断など、物事を判断するには正確な情報が欠かせません。なにかを決断した後に「実は……」ということになれば、また一から考え直さなくてはいけなくなります。


情報共有ができていれば、そのようなムダや判断を間違えてしまったことで発生するミスを防ぐことができるでしょう。

情報共有が機能していない場合のリスク


反対に情報共有が機能していないと、メリットが受けられないだけではなく以下のようなリスクが考えられます。


「言った・言わない」が頻発する

効率が悪く生産性が低下する

特定の人にしかできない業務ができてしまう(属人化する)


ここでは、情報共有に取り組まないことで発生してしまうリスクの可能性について解説します。

「言った・言わない」が頻発する


情報共有はどちらか片方が伝えて終わりではなく、互いが同じ情報を共有することにあります。

この点をないがしろにしていると、「私は言った」「そのことを私は聞いていない」という状況が発生し人間関係の悪化を引き起こしてしまう可能性があります。

効率が悪く生産性が低下する


必要とする情報、最新の情報が共有されていないと、最悪やり直しになることもあり大変非効率です。例えば、最新の図面が共有されていないことで工事の出戻りが発生してしまうなどが考えられます。こうなってしまうと効率が悪いだけでなく、生産性の低下にもつながってしまいます。

特定の人にしかできない業務ができてしまう(属人化する)

特定の人にしかできない状態のことを属人化するといいます。例えば、顧客から緊急の問い合わせを受けた際に、誰も答えられないという状況になってしまうなどです。


このような状態を放置しておくと、その人が急にいなくなると、社内に同一の業務をできる人が誰もいなくなり、大きなリスクを抱えることになってしまいます。


情報共有が上手くいかない原因【環境やルールが整っていない】


情報共有が上手くいかない原因は、細かくいえば企業や組織ごとに違います。ですが、どの組織でも気をつけないといけないことは「環境やルール」を十分に整えていないまま、「しっかりと情報共有をしましょう」と取り組んでしまうことです。


個々の采配で自由に情報をあつかっていては、個人差ができるので社内の知識を平準化することは難しくなります。まずは、情報共有がしやすくなる環境やルールを作り、情報共有が当たり前になるようにすることが重要です。


そのときのコツとしてはルールを難しくしないことや、複雑な仕組みを導入しないことです。明確かつ簡単な環境やルールを作り、負担なく継続できることがポイントです。


参考:情報共有ができない職場の3つの特徴!原因と対策は?

効果的な情報共有の方法【情報共有ツールの導入】


情報共有がしやすい環境やルールを整えるためには、情報共有ツールを活用することが効果的です。


現環境のまま、情報共有のための社内ルールを決め、取り組むことで改善するかもしれません。しかし、環境が変わらずにルールだけ作ることは、たとえ簡単なルールであっても「やることが増えただけ」と感じられ、上手くいかない可能性があります。環境面をから変えて、新しいルールが受け入れやすい状態を作りましょう。


情報共有ツールは、名前の通り情報共有を効率よく行うための機能が揃ったツールです。ツールを導入すれば、「社内の報告や連絡はツールを活用すること」というルールを設定するだけで簡単にかつ、効果的な改善が見込めます。


例えば、弊社でも「SITE」というITツールを提供し、多くの企業様の「情報共有」の効率化に貢献しています。建設現場の運用に特化したツールなので、作業現場を効率化したり、業務の負担を少なくしたり、長時間労働の改善にも役立ちます。


ただ「ITツールは難しそう。イメージが湧かない……。」と思われるかもしれません。そこで、ツール導入後のイメージがよく分かる概要資料を用意しました。興味のある方は資料をご覧いただき、ITツールのイメージを掴んでみてください。(無料ダウンロード)


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まとめ:情報共有を円滑にするためには環境を整えることが大切


情報共有は社内の生命線でもあります。情報を適切に蓄積、共有、活用することで各業務の効率化が実現できるでしょう。


人同士のコミュニケーションによる部分も大きいので、上手くいかない場合は環境やルールを整えることが効果的です。また、取り組む人の負担を少なくするためには情報共有ツールの導入も検討してみてください。


社内の貴重な情報は全て資産です。効果的に活用して自社の働く環境をより良いものにしていきましょう。

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