社長に集中していた案件情報がオープンになり、どの案件が進んでいるか全員が把握できるように。念願のリモートワークも実現 - 【シンプル簡単】現場情報共有ツール「SITE」

CASE STUDY

     

導入事例

SITEで「塗装で守る三世代100年の家」を実現したい

株式会社川田塗装様

規模 1-10人
職種 専門工事
課題 情報共有の徹底      

 

会社情報

創業46年、住宅塗装からアパート、マンション、大型施設の建築塗装を主に施工しています。

 

平成24年に長期優良住宅を推進した経営革新計画を認可されました。

 

塗装基幹技能士はもちろんのこと、施工管理技士、建築士、古民家鑑定士、雨漏り診断士、外装劣化診断士、カラーコーディネーターの有資格者を保有し、建物全体の保全にも取り組んでいます。

 

また、地域社会に貢献できる企業を目指し、職業訓練指導員として技能士育成のための活動や、小学校等でのボランティア活動も行っております。

抱えている課題

✖ 社長や社員同士がお互いに案件情報を共有できていなかった。
✖ 新型コロナウイルス流行下でも現場以外でも出勤が必要だった。
✖ 現場写真の整理に時間がかかっていた。

SITE導入後の効果

〇 案件の情報がオープンになり会社全体で助け合えるようになった。
〇 情報のクラウド化でリモートワークの導入に成功した。
〇 案件ごとの写真整理の業務が0になった。

具体的な使い方

✔ SITEに案件を登録することで、全員がどの案件が現在進んでいるのかを把握している。
✔ チャットや使い方を社員同士が教えあうことでコミュニケーション向上に役立てている。
✔ リモートワーク時のクラウドストレージとしてSITEを活用している。

   

Q1

社長に集中していた案件情報がオープンになり、どの案件が進んでいるか全員が把握できるように。

―――具体的な課題としてどのようなものがありましたか?

今までは、案件の情報が社長と社員、社員同士、部署間などでうまく共有できていませんでした。

弊社では通常、社長が業務を受注し、各社員と案件を進めるのですが、社長も社員も多忙なため、書類の提出など遅れてしまうことがありました。

他にも、請求業務を担当する事務員が、正式な案件名を把握できておらず、案件名を間違えて請求を出してしまうということもありました。

―――SITEを導入したことで、課題は改善されましたか?

SITEを導入したことで、案件を担当する社員がすぐに案件登録をしてくれるようになり、タイムリーに案件の情報共有ができるようになりました。
そのため、分断していた情報が見えるようになり、お互いがフォローをしやすくなりました。
例えば、チャットでコミュニケーションが見えるようになったため、「そういえば〇〇の書類ってどうなりました?」と第三者がリマインドをしてくれて、うっかり忘れがなくなったと聞いています。
このように、案件情報を担当者以外が把握しにくいことで、ミスがおきることも多かったのですが、案件情報をオープンにすることで、社員みんなでサポートできるようになりました。

事務員も情報が見えるため、契約や請求時に情報連携によるミスはなくなりました。
社長自身も、自身の情報整理もしやすくなったため、心的な負担はかなり減ったと感じているようです。

今後も案件がたくさん増えていく予定なので案件管理機能は大変ありがたいです。

 

Q2

       

リモートワークも実現した。

     

―――導入の決め手はなんですか?

弊社は、建設業にはめずらしく、女性社員が4割を超えます。

 

現場以外の仕事も多く、感染症対策、働き方改革の一環としてリモートワークを導入したかったのですが、環境が整わず出勤してもらっていました。
こういった現場を管理するツールがあることは知っており、弊社でも導入の必要性を感じて、いくつか資料請求をしました。
「あれもしたい、これもしたい」という気持ちもあり、全部できたら便利というのは分かるものの、実際使いこなせないことは予想できました。
資料を比較した後、説明を聞いて、PC操作が苦手な現場担当者でも簡単に使いこなせそうだと感じたのでSITEを選びました。

 

―――導入して職場環境は変わりましたか?

SITEを導入したことで、クラウドで情報管理ができるようになったため、念願のリモートワークを実現することができました。

 

他にも、チャットでのやりとりや、特に若い人が年上の社員にスマホの使い方を教えるといった場面も生まれ、リモート導入後もコミュニケーション量が増えたと感じています。

 

Q3

       

写真整理の時間が0に。他社にもオススメしたいほど便利な機能。

     

―――使ってみて良かった機能はありますか?

写真機能がとても良かったです。
今までは、デジカメで撮影し、SDカード経由でパソコンに写真を取り込む必要があったため、そのためだけに事務所に戻る必要がありました。
SITEであれば、現場からチャットで写真を送るだけで、自動でフォルダに分けられるので、想像以上に写真整理の負担が減っているようです。社内のメンバーもすぐに見られることも、助かっています。
協力会社さんに今後導入のお願いをする際、こういった業務の負担軽減につながる機能があると勧めやすいですね。
 

―――何か要望はありますか?

細かい部分での要望はもちろんあるものの、SITEを導入して正解だったと思います。
今後も時代に取り残されないように、様々な対応をしていく予定ではありますが、手始めに使い方が簡単なツールを導入したことで成功体験を得られたので、今後もスムーズに改革が進められそうです。

 

担当の佐藤さんも大変ていねいに対応してくださって、ありがたいです。
今後も期待しています。

 

       

     

 
 

 

 

 

 

 

 
 

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