導入事例

――SITEを導入をされた理由をお聞かせください。

上層部が導入すると決めたのできっかけ自体は把握していないのですが、私が運営担当として一度テストさせていただいた結果、良いと感じたので本格的に導入の話が進みました。

――SITEを導入して大きく変わったところはどこでしょうか。

写真の管理や仕分けがかなり楽になったと感じています。SITE内で必要な情報がすぐに探せるので、紙ベースで情報を探すより手間が省けるようになりました。

例えば、現場の情報で外壁だとその塗料の品番を調べる必要があります。今までは全部1ページずつ探していたものが、案件の名前を検索すればすぐに見つかるんです。また実際にその作業に入ってるのか・入っていないのかという進捗状況や、タスクも把握できるのでかなり管理はしやすくなったかなと思います。

――その品番はどのような形でSITEに取り込まれているのでしょうか。

各案件のチャットでPDF化したものを送って取り込んでいます。営業が打ち合わせで書いた紙をPDF化しているのでそれを活用していますね。こうしておけばチャットのみの無料アカウントも含め、SITEを通じて関係者全員がPDFで詳細を確認できるので。

――良い活用方法ですね！職人さんの手配等もSITE導入前は電話やFAXでされていたのでしょうか。

そうですね。全て紙ベースの打ち合わせでした。お客様と営業が打ち合わせした紙をFAXかデータに変換して送っていたのですが、こちらもSITE導入後は全てスマホで完結するのでかなり楽になっています。

若干、現場の職人は慣れるまでが大変だったというのは聞いているので、半年くらいでしっかりと浸透したのではないでしょうか。使い方を覚えるのが難しかった人が何人かいましたが、使いたくないという人は誰もいなかったですね。

――主にご活用いただいているのがチャットや案件作成とのことですが、他によく活用いただいている機能はありますか。

工程表と黒板アプリはかなり使っています。

まず工程表ですが、私はスマホから作成していることが多いですね。スマホでWebブラウザを立ち上げ、パソコンでする作業をスマホでしているという感じです。

ちょっとした移動中や手が空いた時間に作業するのが丁度いいので、あまりパソコンは使っていません。スマホでも特に不便もなく使っています。

次に黒板ですが、SITE黒板アプリの良いところは黒板を選ぶ手間が少ないので、現場でも使いやすい点ですね。

黒板は現場ごとに文言が変わるのは仕方ないのですが、黒板のベースは基本同じです。基本となるベース黒板を一つ作っておけば、あとは現場にあわせてテキストを選ぶだけにできるので便利に使わせてもらっています。黒板のレイアウトは社内ルールとして一種類に統一して活用しているので、今の仕様には満足しています。

――職人さんとの日程調整やスケジュール管理はどのようにされているのでしょうか。

そこは今でも紙ベースの対応になっていますね。PDFデータをプリントアウトし、そこに職人さんなど対応する人を書き込み、写真を撮ってSITEで共有するといった形です。

足場が必要な現場だった場合は足場の日程だけ先に決め、その後作業に応じて追加したり人を決めたりしているので、毎回写真を撮ってアプリに共有するというやり方になってしまいます。足場の日程と業者が決まってからシールと塗装屋を決めていくみたいな流れになっているので仕方がなくて。

SITEに専用のフォーマットのようなものがあれば嬉しいですね。そうすると当てはめるだけでいいので。

――確かにそこが解決したらさらに紙ベースの作業がなくなって楽になりますね。

そう思うのですが、では機能が追加されたからといっても現実問題としてはそんなに簡単にいかない気もしています。

コストなどの問題ではなく、高い年齢層が多いこともありパソコンの操作に慣れていない方は不便に感じて仕事がやりにくくなるかもしれないことを危惧しているからです。

私やSITEを便利に使いこなせている人にとっては、全てアプリでできるようになると嬉しいのですが、一部に負担を強いることになるのは避けたいので少し難しいかもしれないと思っています。せっかく良いツールなのに、不便だと感じられてしまうのはもったいないので慎重になってしまいますね。

――新しい仕組みを導入する際には大事なことですよね。導入時と同様に慣れるまで少し時間がかかってしまうかもしれませんが、慣れれば皆さん楽になると思います。今見たところ現場の住所欄に必要な情報を入れているようですが、主にどのような活用をしておられるのでしょうか。

住所欄に必要な情報を入れているのは、一覧画面で通常より多くの情報を確認するためです。表示しきれない情報は打ち合わせシートの内容で確認しています。一覧画面のサムネイル写真でも目地の有無など確認できる場合もあるのですが、裏面の写真がなかった場合はシートの内容で補っています。

こうしたもう一歩欲しい情報が簡単に見られるようになると、誰でも使いやすいツールになるかもしれません。今後のSITEのアップデートにも期待しつつ、より良い使い方を模索していきたいですね。今日の話は上層部にも伝えておきたいと思っています。

――最後にSITEを導入いただいて以降、会社全体の業務フローの中で課題を感じているところなどあればお聞かせください。

SITE導入後は紙ベースの対応が減ったので、業務フローで課題に感じていたところはかなり改善できたと思っています。その上でとなると、事務員が足りてないということくらいでしょうか。

――人手不足はどの企業でも課題ですよね。すぐになんとかできることではないと思うので、SITEの活用で既存の事務員さんの負担を軽減できるようサポートさせていただきます。

そうですね。効率化できて作業負担が少なくなれば、対応できることも増えるのでぜひよろしくお願いします。

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