【導入事例】情報共有がスムーズになり生産性が格段UP! - 【シンプル簡単】現場情報共有ツール「SITE」

CASE STUDY

導入事例

情報共有がスムーズになり格段に生産性UP!

株式会社製図空間

規模 1-10人
職種  設計事務所
課題   情報共有の徹底      

 

会社情報

製図のプロフェッショナルとして主に商業施設等の内装の製図を請け負っています

抱えている課題

× お客様との情報が正確に共有できていない(認識のズレや差がある)

× 外出先から社内サーバの資料が確認できない

× 他の社員と図面共有の際、都度メールで送る必要があった

SITE導入後の効果

〇 お客様との認識の齟齬が減り、手戻り作業が無くなった

〇 場所や時間を問わず最新図面が確認できるため帰社する必要がなくなった

〇 関係者であれば、最新図にすぐアクセスできるため、共有する際に作業する必要がなくなった

具体的な使い方

✔ 図面や仕様書をSITEで管理共有

✔ お客様にも一緒にSITEを使ってもらい納品データを共有

   

Q1

情報がスムーズではなく生産性を下げていた

ーーーSITEを導入した経緯を教えてください
  
  

きっかけは、お客様である施工会社から「SITEを利用して業務のやりとりをしたい」と要望があったことです。
  
元々導入を検討していたわけではありませんが、実際使ってみて、これであれば、他の案件もSITEを使った方が、自分たちにとっても、施工会社にとっても、効率的になると考え、導入を決めました。
  
  

ーーーSITEを使った印象はどうでしたか?
  
  

お客様の協力会社アカウントとして最初に使ってみましたが、説明を受けずに感覚的に使うことができました。
  

シンプルで使いやすいため、機能を探したり、操作に迷うことはありません。

 

Q2

       

情報共有が正確になり手戻りがなくなった

     

ーーーこれまではどのような課題があったのでしょうか?
  
  

今までは、「変更の連絡をもらっていない」など、情報共有が正確でないことによって、本来必要でない修正業務が多々ありました。
  

連絡をもらっていたとしても、電話やメール、SMS、LINEなど様々なツールを使って連絡が来るので、過去の情報を探す時間も無駄でした。
  

社員間での図面の共有などもメールで行っていたため、全体的に情報共有自体があまり円滑ではなく、生産性が低かったと感じています。
  

ーーーSITEを導入することで改善されましたか?
 
  

お客様との共有する情報が正確になりました。様々なツールで連絡していたのを、SITEで一本化し、情報を共有する手間、過去の情報を手間がなくなりました。
  
社内外の情報共有や図面共有もバージョン管理機能で最新図面が確実に分かるため、古い情報で作業を進めてしまったり、古い図面で指摘が来ることもなくなるため、そういった無駄な作業による手戻りが一切なくなりました。

 

Q3

       

場所を問わず最新図面の確認が可能になった

     

ーーー他にも役立っていることはありますか?
  
  

はい、今まで案件の情報はすべて、自分のPC内か社内サーバーに保管していました。そのため、急な確認依頼や変更の対応が遅れて、お客様に迷惑をかけてしまうことがありました。
  
図面、資料をSITEに保管するようになり、外出時であっても最新情報を確認できますし、緊急時に他の社員に対応してもらう場合であっても、最新図面がすぐ確認できるので、必要以上にお客様をお待たせすることがなくなりました。コロナ渦で在宅ワークになることもあるため、より一層実感できています。
  

 

Q4

       

SITEの今後の展開で求めるもの

     

ーーー今後SITEに期待することはありますか?
  
  

弊社は設計、製図業務を行っています。
  

お話を聞く限り、設計事務所などの利用は多くないようです。
  

もっと設計・製図業務を行う企業へ展開してもらいたいです。設計でも十分、設計こそ効果を実感できるサービスだと思いますので、是非もっと広めていただき、ユーザー会のようなものを開いてもらいたいですね。

 
 

 

 

 

 

 

 
 

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