【導入事例】部署間の正確な情報共有、現場の状況把握をひとつのツールで解決 - 【シンプル簡単】現場情報共有ツール「SITE」

CASE STUDY

導入事例

部署間の正確な情報共有、現場の状況把握をひとつのツールで解決

日光プラント工業株式会社

規模 11-50人
職種  専門工事
課題   情報共有の徹底      

 

会社情報

~地域の水循環を保全し、持続可能な社会の実現を目指して~

日光プラント工業株式会社様は排水処理システムの設計・施工・維持管理を行う企業です。各部署の業務連絡が取りづらく「正確な連絡・報告」ができないという課題を解決するために情報共有ツールSITEを導入。

導入の経緯や効果について取締役の依田様にお話を伺いました。

抱えている課題

× 各部署同士、情報が正確に共有できていない(認識のズレや差がある)

× 工事の進捗やメンテナンスの状況など現場状況を正確に共有したい

× 直行直帰の現場担当者の行動が把握しづらい、アナログだと管理が手間

SITE導入後の効果

 現場と経理など、別部署との情報共有・連携がスムーズになった

 写真・図面・仕様書の最新情報の把握が正確にできるようになり追加部材の発注ミスがゼロになった

 現場ごとの管理ができるのでメンテナンス状況の引き継ぎも正確にできるようになった

 作業員のスケジュール管理が容易になり顧客からの問い合わせ対応がスムーズになった

具体的な使い方

✔ 社内の連絡ツールをSITEに一本化

✔ 工事図面や仕様書などSITEで管理共有

✔ SITEで現場ごとに案件を管理しメンテナンス状況を共有

✔ 社員のスケジュールもSITEで一元管理

   

Q1

各部署同士の業務連携が取りづらく情報共有に課題があった

ーーーSITEを導入した決め手は何でしょうか?

 

設備工事の管理のみに使えるものだと思っていましたが、お話を聞いてみると保守管理にも応用できるとのことで導入を決めました。

 

それと、管理ツールは色々と調べてみましたがどれも複雑な機能が多く、20代~70代までの年齢層が働く自社にとっては、全員が使えるツールとなるとシンプルなのが一番良いと思っていましたのでその点も大きかったですね。

 

ーーー導入前にかかえていた課題はどのようなものでしたか?

 

各部署の業務連携が取りづらく、正確な連絡や報告といった情報の共有ができていませんでした。

営業・工事・維持管理・経理など、各部署同士リアルタイムに必要な情報を共有できていなかったです。電話だと伝えるのは早いですが、「言った・言わない」といったこともありました。

 

また、現場ごとに水処理のシステムが違うので、特定の人間しかわからないことがあると緊急対応ができません。だから管理状況やメンテナンス状況を時系列で確認したり、口頭ではなく写真などで記録が残せたりするシステムが必要でした。

 

 

Q2

       

SITE導入で各部署の連携がスムーズになり現場の状況も正確に把握できるように

     

ーーーSITEを導入することで改善されましたか?

 

はい。業務連絡の取りづらさは解消されました。弊社は本社1Fが事務・経理、2Fが営業・メンテ・設計、そして現場担当者は直行直帰するものもいて、同じ場所にいなくても情報共有がスムーズになりましたね。元々、電話やLINEグループ等で業務連絡をしていたのですが、細かいところが使いづらく現場用としては不便なところが多かったんですよね。各部署間での連絡、スピーディな情報共有、協力会社との連携、連絡事項の確認や連絡漏れなどが改善されました。

 

あと保守管理の面でも重宝しています。現場の名前ごとに分けて案件を管理し、メンテナンス状況が時系列で確認できるようになりました。現場ごとにどのようなメンテナンスをしているのかが写真付きで確認できます。いつでもだれでも対応できるようになり、緊急のメンテナンスが必要になった時でも困りません。

 

ーーーSITEのどの機能が解決策になっているのでしょうか?

 

チャット機能やドキュメント機能(※1)で専門的な内容も写真添付と詳細説明を記載して共有しやすくなったところです。LINEみたいにチャットができて、そこに図面共有や写真を案件ごとに共有できるので現場向けLINEという感じですね。

 

※1 ドキュメント機能とは、いわゆるストレージで写真や図面といったデータを共有するために使います。

 

ーーー導入は簡単にできましたか?抵抗は無かったのでしょうか?

 

若干の抵抗はありましたが、社内で1,2回勉強会をしてスムーズに移行できました。70代の人も含めて全員問題なく使えています。基本はチャット機能がメインになっていて、SITEはシンプルで直感的に使えるのがいいですね。

 

 

Q3

       

「最新図面がどれかわからない」がなくなり材料の発注ミスがゼロになった

     

ーーー他にも役立っていることはありますか?

 

そうですね。これまでは各自の行動を社内のホワイトボードに手書きで記入して共有していたのが、SITEで使えるスケジュール機能ですべて把握できるようになりました。そのおかげで、緊急の用件が入った場合に、誰が近くにいて駆けつけられるかまで、すぐにわかるようになっています。あとタスク機能によって、お願いした依頼の「言った・言わない」問題も解消されました。

 

ーーー「SITEがあってよかった」と実感された場面を教えてください

 

新規工事の発注面でのミスがゼロになったことですね。

 

各工事での進捗具合、提出した書類など、最新バージョンのものをSITE内に残しておくことができます。

 

図面を見て、協力会社さんが色んな材料を選んだり検討したりするのですが、以前はすべてメールでやり取りをしていました。ただ、送ったとか送れてなかったとかで共有できず古い図面のもと追加部材を発注してしまうということがあったんです。SITE内で最新図面の確認ができるようになり、工事の材料を発注ミスがなくなりました。

 

 

Q4

       

SITEの今後の使い方やサービスに求めるもの

     

ーーー今後はどんな風にSITEを使っていきたいですか?

 

まだフル活用はできていませんが黒板機能ですね。スマホアプリでも使えるようになったのでうまく現場で活用したいと思っています。いちいち現場に黒板をもっていく必要がなくなったのと、データで処理できるようになったのでかなり作業が簡略化できそうです。

 

あと、当社の人材育成方針でジョブローテーションに取り組んでおり、 SITEを使うことで各案件の仕事内容が見えるので各自のスキルアップにも役立っています。 今後もより活用していきたいと思っています。

 

ーーーSITEに今後期待することはありますか?

 

スケジュールとチャットアプリの一括化ができればと思います。あと直行直帰のメンバーも多いので、出勤簿の管理もできないかなとか、黒板アプリの項目で書体・フォントの大きさなど自由に割り振りしたいなどですね。

 

※LINEは、LINE株式会社の登録商標です。

 

 
 

Q5

 

 

 

 

 

 
 

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