図面管理のポイントを抑えて現場トラブルを回避！おすすめの管理方法とは

最終更新日:2024/10/30

• 現場改善

 

建設業に欠かせない図面。最新版の図面が共有されていないと、様々なトラブルに発展することもあるので現場の生命線とも言えるでしょう。そんな大事な図面は管理方法から、しっかりと考えて取り扱うことが大切です。

「図面がらみでトラブルが多い……」とお悩みの方は適切な管理方法のポイントをおさえてみてください。今回は図面管理のポイントをご紹介し、現場のトラブル回避に役立つ情報をお届けします。

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図面管理の課題やよくある悩み

冒頭ご紹介した図面に関係したトラブル以外にも、図面管理の課題や悩みごとは多々あります。

例えば、紙の場合だと

• 必要な図面を探すのに時間がかかり、すぐに見つけられない
• 保管の管理コストがかかる（管理場所の確保、紙の劣化の管理など）
• 紛失・消失する可能性がある
  
  

このような悩みごとがあります。

特に物理的な管理コストは、量が多くなればなるほど管理が大変になりデータ化へ移行するのも手間が増えます。できるだけ、早い段階から書類のデータ化を推進して管理コストを減らし、現場が扱いやすいように整えるのが望ましいでしょう。

データの場合でも課題や悩みごとはあります。

例えば、

• 誰でも閲覧・編集ができるためデータの間違った上書きが発生する可能性がある
• 間違ってファイルを削除してしまう可能性がある
• ファイル・フォルダ管理に統一性がないと探すのが難しくなる
  
  

などです。

ただ、データで管理する場合は使い手のリテラシーが大きく関係してくるため、その点をクリアすれば問題ありません。また使用するツールによって課題を簡単にクリアできることもあります。

図面管理で抑えたい3つのポイント

図面管理を効果的かつ効率的に行うポイントは主に3つです。

• 最新図面を明確にして間違いを防ぐ
• 管理場所を一元化して検索性を高める
• 紛失対策

順に解説します。

最新図面を明確にして間違いを防ぐ

どの図面が最新のものか、誰が見ても明確に分かるようにしましょう。

保存しているファイル名に「20220331○○工事」のように、更新日を入れることをルール化するなど、個人差がなく誰でもわかりやすくするのが重要です。

また、古いファイルや必要のないファイルは削除するか、誤って使わないよう別の場所に保存するなど仕分けましょう。

管理場所を一元化して検索性を高める

図面活用することも考え、必要な資料に簡単に行き着けるようにするのも大事なポイントです。

先述した課題であげた「必要な図面がすぐに見つからない」という事態を起こさないためにも、図面の管理場所を複数作らないなど「検索性」も重視してください。

紙で保存している図面、データで保存している図面、データでも保存場所がバラバラである、など管理場所が増えるほど検索性が悪くなります。何かを探す時間は、内容によってはとても無駄な時間です。

管理場所を一元化し検索性を高めるのは図面管理の重要なポイントと言えるでしょう。

紛失・消失対策

紛失・消失対策には2つの考え方があります。

• そもそも紛失・消失しない仕組みを作る
• 万が一の紛失・消失を想定してバックアップを作る

紛失しないようにするための事前対策としては、保管しているデータのアクセス権をマネージャーのみに制限してしまう、ファイルにパスワードを設定するなど、「特定の人だけに制限する」という方法があります。

それでも何があるかわからない、ということでUSBなどにバックアップを保存して備えておくとより安心です。

これらの対策は主にデータの場合ですが、紙の場合だと保管場所に鍵をかけるなどが考えられます。ただ、すぐに確認できないため安全性を取るか利便性を取るかは状況に応じて判断してください。

図面管理のポイントを抑えた管理方法

ご紹介してきた3つのポイントを抑えた図面管理の方法を解説していきます。まず前提として紙の管理をできるだけ少なくしましょう。その上で、図面データを安全に保存し、必要な時に現場がすぐに活用できる方法を選んでください。

図面データを保存する方法は大きく分けると2つです。

【自社でサーバーなど物理的な記憶媒体に保存・管理する】

自社で用意する場合、サーバー、磁気テープ、ハードディスクやUSBなどの外部媒体などを用意して保管管理します。インターネットにつながっていないので、オンライン上のセキュリティを気にする必要はないですが、別途記録媒体の管理をしなくてはなりません。

また、物理的に媒体を用意する分のコストも発生します。

【オンライン上のサーバー（クラウド）を使って保存・管理する】

対してオンライン上のサーバーにデータを保存する場合、基本的に導入コストは無料であることが多く手軽に利用できます。また、サーバーにアクセスできる端末（スマホやタブレット）があれば、どこからでも最新の図面データにアクセスすることも可能です。閲覧権限などの制限も活用すれば、消失対策も心配ありません。（※利用するサービスやツールによっても変わります）

トータルで考えると、おすすめの管理方法はオンラインを活用して管理することです。

もしくは保存は自社のパソコンで管理し、閲覧するためにインターネットを活用する、という形でも良いでしょう。

図面をデータ管理する際の注意点

最後にデータ管理する際の注意点をご紹介します。先述したポイントや方法の中で触れた内容と重複するところもありますが、改めて注意点だけをまとめます。

ファイル名・フォルダ名を統一しないと検索性が落ちる

データ管理するメリットとして、検索性の高さがあげられます。ですが、ファイル名やフォルダ名を個々の感覚で自由に設定できる環境だと、見つけたいファイルが見つけられず、せっかくのメリットが活かせません。

例：「20220331_工事図面」と「○○様_工事図面」

ある人は「日付」で管理し、ある人は「顧客名」で保存していると、検索の仕方によってはどちらかの図面が見つからないため、名称を統一しておくようにしましょう。

また、統一しておくことで、探す時だけでなく入力するときも考えることが減ります。小さなことですが作業がスムーズになるでしょう。

セキュリティ対策

図面を安全に管理しながら、便利に活用するためにはセキュリティ対策は欠かせません。

使用するシステムやツールのセキュリティ内容・範囲を、しっかり把握するようにしましょう。また万が一に備えてバックアップを取っておくことも大切です。

また、セキュリティと聞くと外部対策を意識することが多いですが、社外だけでなく社内対策も含めて対策することをおすすめします。内部対策としてはアクセス権限の制限が有効です。機密情報を勝手に持ち出したり、社外に共有されないように管理するようにしましょう。

建設業向け管理ツール「PROSHARE」は図面の管理・活用をサポート

弊社では現場管理アプリ「PROSHARE」を提供し、働き方改革を目指す企業様をサポートしています。

「PROSHARE」にもドキュメント機能がついており、最新バージョンの図面かどうか可視化されるため、間違って古い図面を見てしまうということを防げます。

「PROSHARE」は図面管理アプリではなく、図面管理も含めた現場管理の業務全般を効率化するアプリです。

• 案件管理
• チャット
• スケジュール
  
  

これら3つが円滑になるようにサポートしつつ、ビデオ通話機能も備えています。

「PROSHARE」の機能

「ITツールは難しそう。イメージが湧かない……」と思われる場合は資料をご覧いただき、ITツールのイメージを掴んでみてください。

まとめ

図面管理の課題やお悩みを解消するためのポイントや具体的な方法を解説しました。

管理方法は一度見直して対策をしておけば、安全かつ便利に図面を活用できるようになります。本記事の内容を参考にしながら、自社にとって最適な図面管理の方法を構築してみてください。