建設業の受発注管理を効率良くする電子化について解説【電子帳簿保存法改正にも対応】

最終更新日:2023/07/22

• 現場改善

 

受発注業務に関わる書類のやり取りやその後の管理など、受発注業務が大変だと感じたことはありませんか。

その悩みは、受発注を電子化することで解決することができます。受発注の電子化によって書類のやり取りの手間がなくなるだけではなく、受発注に関する情報が一元管理できるようになり、管理も楽になります。

本記事では、受発注業務と書類管理を電子化することによって、業務を効率化する方法を解説します。

受発注の電子化とは

受発注の電子化とは、従来は電話やFAX、郵送でやり取りされていた受発注に関する業務を全て電子化することです。

受発注に関する書類を、オンライン上の電子データの交換で行ったりFAXを電子化したりする仕組みや電子化するためのシステムを、EDI＝Electronic Data Interchange（電子データ交換）やWeb受発注システムと言います。

近年、デジタル技術を取り入れて業務効率化を図るDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進、2024年には労働時間の上限改正が適用されるなど、建設業界を取り巻く環境は大きく変化しています。こうした変化に対応することで利益の拡大も見込めるでしょう。

建設業の受発注業務を電子化することで様々なメリットが得られます。具体的にどのようなメリットがあるのか、次でご紹介します。

受発注を電子化するメリット

受発注を電子化するメリットは次の4つです。

• 書類の管理が楽になる
• ミスが減る
• 今までかかっていた時間が削減できる
• コストが削減できる

順に解説していきます。

書類の管理が楽になる

書類を電子化することで整理が簡単になり、場合によっては自動で整理されるため書類の管理が楽になります。

工事に関連する書類は見積書、注文書、請書、請求書など多岐にわたる上に、多くのステークホルダーがいるため、手作業で紙の書類を分かりやすく整理・保管することは大変です。

しかし電子データなら書類や取引先の名前などから自動で書類が整理され、簡単に管理できます。

ミスが減る（送付ミスなど）

電子化することでケアレスミスが減ります。なぜなら紙の書類ではなく電子データのやり取りに変えることで、ミスが発生する状況自体を減らせるからです。

例えば、取引先との書類のやり取りを人の手で行うと送付ミスが起こる可能性もあります。電子データのやり取りの場合、インターネット上でお互いだけが見られる場所を作り、データを作成するだけで良いので送付ミスは起こりません。

また、紙ベースで受け取った書類の情報を手作業で別のシステムに入力する際に入力ミスをしたり、口頭で確認した内容を聞き間違えたりということもあり得ます。それも電子化によって受発注業務に関わる工数を減らすことで、ミスの発生を少なくできます。

受発注業務に関わる作業時間が削減できる

受発注の電子化により、受発注業務に関わる作業時間を削減できます。従来のやり方で受発注業務を行った場合、書類の作成・印刷・送付などの事務作業の時間と、それに対する確認・印鑑の押印・場合によっては収入印紙の貼付など細かい作業が必要です。

電子化するとそれら全てをインターネット上で行うことが可能になり、大幅な時間短縮につながります。また、書類を整理するためにかかっていた時間や、問い合わせがあったときに確認にかかっていた時間も電子化によって削減できます。

コストが削減できる

電子化することで、コストが削減できます。紙の書類の場合は、書類の印刷や送付に関わる費用、書類を保管するための場所に関わる費用、不要になった書類を破棄する費用など多くの費用が必要です。

しかし電子化すれば、インターネット上に書類を保管できるようになるため、上記の費用も不要になるでしょう。

また、人が行っていた書類の処理や整理にかかっていた時間が削減できるため、人的費用の削減も可能となります。

受発注を電子化する際の注意点：電子帳簿保存法についても解説

受発注を電子化するためには、以下のことに注意が必要です。

• 導入時のコストを確認すること
• 取引先への確認
• 簡単なシステムを取り入れる
• 電子化する範囲を確認する

また電子化する際には、国税関係書類（請求書、帳簿、決算書など）をデータで保存するためのルールを定めた「電子帳簿保存法」という法律について、内容の確認が大切です。

特に電子帳簿保存法については2022年1月に改正が行われ、電子データで受け取った書類の保存方法が定められました。完全な対応開始時期は2024年1月からですが、早めに必要な対応を確認しておきましょう。

下記で詳しく説明していきます。

導入時のコストを確認すること

電子化するためには初期費用や維持費用などのコストがかかる場合があります。高いコストがかかるものは機能が充実していることが多いですが、自社にとって必要な機能かどうかきちんと吟味し、適切なシステムを選びましょう。

取引先への確認

取引先に受発注を電子化することを事前に伝えましょう。受発注は取引先とのやり取りが必須なため、電子受発注システムを導入したい旨やメリットを説明して同意を得ることが大事です。

システムによっては、オプションで取引先への説明会も行ってくれるサービスが付いていることもあります。

簡単なシステムを取り入れる

操作が複雑であったり、データの検索が分かりにくかったりするシステムではかえって使用の手間がかかります。分かりやすく、簡単に使用できるシステムを取り入れましょう。

電子化する範囲を確認する

電子帳簿保存法という法律の改正によって、注文書など取引に関係する書類を電子データで受け取った場合には、電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子データで受け取った注文書を印刷して保存することは認められませんので、注意しましょう。

参考：電子取引関係｜国税庁

【2024年までに対応が必要】電子帳簿保存法の改正とは

電子帳簿保存法とは、国税関係書類（請求書、帳簿、決算書など）をデータで保存するためのルールを定めた法律です。電子受発注に深く関わってくるため、内容をよく確認しましょう。

電子帳簿保存法は1998年7月に施行されてから何度か改正されており、直近では2022年1月に改正がありました。

2022年1月の改正では、注文書などの取引に関係する書類を電子データで受け取った際にデータのまま保存することが義務化されました。つまり、電子データで受け取った書類を印刷して保存することは認められないということです。ただし、この対応には2023年12月31日までの猶予期間が設けられています。

参考：「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）PDF」｜国税庁

上記期間内の2023年12月31日までに、自社に最適な受発注の電子化の仕組みを取り入れると良いでしょう。

電子受発注に欠かせない管理ツールの選び方

受発注業務の電子化をスムーズに進めるためには、管理しやすいツールを選ぶことが重要です。扱いやすい管理ツールであれば、より業務の効率化を進めることができるでしょう。

受発注の電子化を進めるにあたって、受発注に関わる書類のやり取りを電子化することと、クラウドサービス（インターネット上のデータ保管場所）で書類を管理することを同時に進める方法がおすすめです。

なぜなら、建設現場に関わる受発注は多種多様で数も多いため、電子化した書類データの作成や問い合わせへの対応が短時間でできることが重要だからです。複数の取引先や現場との書類データのやり取りや情報の検索が簡単にできるように、電子データ化した書類の管理方法も改めて考えてみましょう。

電子受発注を進める上で気をつけたい管理ツールの選び方は以下の通りです。

自社の課題に合ったものを選ぶ

管理ツールの機能は多くあればあるほど良いというわけではありません。機能が多すぎて使いこなせない、使い方が分かりにくいということもあります。自社の受発注業務の管理についての課題から、必要な機能を見極めましょう。

費用対効果を確認する

管理ツールによっては、電子帳簿保存法に対応しているものやインボイス制度に対応しているものもあります。短期的なコストの費用対効果だけではなく、長期的な視点で見た費用対効果も確認しましょう。

使いやすいものを選ぶ

受発注電子化における業務の効率化を最大限にすべく、使いやすいものを選ぶことが大事です。シンプルで直感的に使用できるような、ツールに慣れていない人でも分かりやすい管理ツールを選びましょう。

例えば「monect」だと、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、建設会社の経理業務を効率化できるのでおすすめです。

特徴は

• システム上で発注書や請求書などが作成でき、次回から必要な書類が自動作成される
• monectを利用していない会社からの書類もデータで取り込むことができる
• 発注者と受注者だけが使用できる共通の場所を使って書類を保管・管理できる
• 協力会社とシステム上でメッセージのやりとりができる

など自社の書類作成や管理の負担が軽減できるだけではなく、取引においても効率化が図れることです。取引先とのやり取りがスムーズになれば、受発注業務はさらに効率化できるでしょう。

▼詳しい情報はこちらから

【monect】マネクト｜建築会社の経理業務を効率化するアプリ

効率化をさらに進めるなら、建設業に特化した情報共有ツール『SITE』

受発注の電子化による受発注業務の管理の効率化と合わせて、現場とオフィスの情報共有の方法も改善するとさらなる効率化につながります。

工事に関わる情報を一元管理できる施工管理アプリに受発注機能が付いているものもありますが高額なことも多いため、電子受発注ツールと情報共有ツールを組み合わせて使用するのがおすすめです。

2つのツールを使う方が大変かと思いきや、シンプルなツール同士であれば役割も明確なのでそれほど難しくありません。コストも抑えられる場合があります。

そこでご紹介したいのが建設業向けの情報共有ツール「SITE」です。例えば「SITE」からエクスポートしたCSVデータを「monect」に取り込めば簡単に連携できます。

「SITE」の主な機能は案件管理・チャット・スケジュールの3つで、シンプルな仕様で簡単に使用でき、絞った機能であるために低コストで活用できるのが特徴です。建設業の情報共有の悩み解決に特化したツールで、シンプルかつ低コストで導入できます。

▼詳しい情報はこちらから

建設業向け情報共有ツール「SITE（サイト）」

「SITE（サイト）」導入による成功事例

まとめ

受発注業務の電子化によって受発注業務の効率化につながること、合わせて管理方法や情報共有方法の見直しを行うことが効果的だということをお伝えしました。

新しい仕組みを取り入れる際には、負担が感じられるかもしれません。だからこそ、導入前に自社の課題や導入にあたって注意するべき点についてしっかり把握し、自社にあった管理方法やツールを取り入れることが大切です。

無理なく導入でき、自社の課題を解決できるツールをうまく取り入れて、業務効率化を進めていきましょう。

本記事でご紹介した管理ツールについて興味のある方は、お気軽にお問い合わせ、または資料をご覧ください。