【建設業の課題を解決】グループウェアを導入するメリットとは

最終更新日:2025/01/16

• 情報共有

 

社内のコミュニケーションがスムーズにできない、写真やファイルといったデータの共有に手間がかかっているなど、社内の情報共有やコミュニケーションに課題を持っている企業は少なくありません。

こういった問題は、グループウェアを活用することで解決します。データやファイルの共有や、ちょっとした報告や連絡が簡単にできる環境が作れるからです。

「具体的にどんなことができるのか？」という疑問に答えるため、本記事では建設業でグループウェアを活用するメリットから選び方まで具体的に解説していきます。

本記事を読むことで、ツール導入の際に参考になれば幸いです。

ちなみに弊社の「PROSHARE（プロシェア）」という現場管理アプリは、建設業に特化したグループウェアです。興味のある現場管理者様はぜひ参考にしてみてください。

グループウェアとは

グループウェアは組織のコミュニケーションを円滑にし、事務作業などの業務を効率化できるツールです。

主な機能としては以下の通りです。

・スケジュール管理

社内全体のスケジュール、個人のスケジュールをカレンダーで一元管理できるようになります。1つの画面で組織と個人のスケジュールが確認できるので、スケジュール調整や管理が楽になります。

・回覧板や掲示板

社内報や一斉にお知らせしたいことを記載して共有するのに便利な機能です。ツールによっては「既読」確認もできるので、漏れなく周知することができます。

・ワークフロー

経費申請や決済承認など、書類の承認フローがグループウェア内でできるようになります。書類を直接手渡ししたり、わざわざFAXを送ったりせずともデータでやりとりできるので、手間もコストも削減されます。

・ToDo

やらなければいけないタスクを管理できます。チームのタスクを共同で管理できるので、業務の漏れや抜けを防ぐことに役立ちます。

・文章管理

書類を保管しデータで管理できるのでペーパーレス化に貢献します。ツールによって変わりますが大容量のクラウドサーバーが紐付いているものだと、大量の書類を保管・管理することが可能です。


その他にもチャット機能やオンライン会議機能が備わったものもあります。1つのツールを導入するだけで、社内の連絡網や書類の申請などがスムーズに行えるようになります。従来の仕事の流れにとらわれず、とにかく煩わしい作業や確認を効率よくしたいという人にとって効果的なツールと言えるでしょう

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入するメリットを3つご紹介します。

　・情報共有が簡単になる

　・ペーパーレス化が進み仕事が効率良くできる

　・どこからでも情報を確認できる

情報共有が簡単になる

グループウェア1つで組織の連絡網が完成するので情報共有やスケジュールの管理が簡単になります。

例えばホワイトボードで社内のスケジュールを管理していると、その場に行かなくては予定が確認できません。

グループウェアがあれば、パソコンやスマホで予定を共有することができるので、いつどこからでも確認できます。

また、グループウェア通じてクラウドサーバーにデータを保存することで写真等のファイルにアクセスすることも簡単になります。社内サーバーに保存しておくと、会社に戻らないとデータにアクセスできないですが、クラウドサーバーを利用すればスケジュール同様、どこからでもアクセス可能です。

グループウェアなら1つのツール内にこれらの機能が揃っています。情報共有が1つのツールで簡単にできます。

ペーパーレス化が進み仕事が効率良くできる

グループウェアにはファイルやデータを共有する機能が充実しているので、図面、契約書など様々な書類を電子化して共有することができます。

ペーパーレス化が進めばコスト削減にもつながり、データとして保存された書類はグループウェアを通じて簡単に共有可能です。

どこからでも情報を確認できる

グループウェアを活用して、離れた現場からでも社内データにアクセスすることが可能です。グループウェアはパソコンだけでなく、スマホやタブレットといった端末でもつなぐことができます。

例えば、現場仕事を終えた後、わざわざ事務所に戻らなくても現場で報告書を作成してグループウェアを通じて報告まで完了させる、といった使い方も可能です。

建設業が抱えている課題はグループウェアで解決できるのか？

結論としては解決できます。

ただ、建設業の課題を解決するために使える機能を備えたグループウェアを導入することが必要です。

建設業では、コミュニケーションやスケジュール管理を社内というよりも社外の関係者と行うことが多くなります。一般的なグループウェアは主に社内での効率化を目的に設計されているので、建設業向けのグループウェアを導入しないと望んだ結果が得られない可能性があります。

また、建設業が抱えている「長時間労働の改善」という課題を解決するには業務効率化が必要です。なぜなら、同じく「職人不足」「若手不足」でもある中、多くの仕事を少ない人数でやりきるには、現状の仕事を効率化させるのがもっとも合理的だからです。

Googleツールのように代用できるものもありますが、数十人～数百人になると扱いづらくなったり、写真共有、スケジュール管理、など目的に応じて複数のツールを使い分けたりするのは利便性が高いとは言えません。

一つのツールで案件ごとに、写真・図面・スケジュール・コミュニケーションを管理できるのが、建設業向けグループウェアの特徴です。

建設業向けのグループウェア「PROSHARE（プロシェア）」とは？

弊社が提供している「PROSHARE」は建設現場のグループウェアです。主な機能は3つです。

• チャット機能
• スケジュール管理
• 案件管理

現場管理アプリである「PROSHARE」は建設現場でネックになる課題を解決し、現場の効率化を手助けします。最大の特徴は「シンプルで導入が簡単」であることです。

とくに、スケジュール機能は、おなじみのカレンダータイプ。だから、違和感なくすぐに使いこなしていただけます。

余計な機能を省き、どんな現場でも扱いやすいツールを目指しました。詳しく知りたい方は以下の動画をご覧いただくか、資料が必要な方はこちらからダウンロードしてみてください。