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中小企業にもおすすめしたいグループウェアとは？導入メリット・選ぶポイントを解説

最終更新日:2024/10/30

情報共有

日報や簡単な報告、データやファイルの共有など社内コミュニケーションが円滑に進むツール。それがグループウェアです。

従業員が多い大手企業をはじめ、業種関係なく様々な企業に注目されています。

社内の情報共有やコミュニケーションに課題を持っているのは、従業員数が多い企業だけではありません。小規模な中小企業であっても、課題の本質は変わらないためグループウェアのようなツールを活用することは効果的です。

本記事では中小企業にもおすすめしたいグループウェアの特徴、導入メリットから選ぶポイントまで解説します。

もくじ

グループウェアとは

グループウェアはコミュニケーションや情報共有がスムーズになるツールです。また、社内だけでなく取引先や協力会社など、ツールによっては社外とのコミュニケーションにも活用できます。コミュニケーションや情報共有がスムーズになる理由はグループウェアの機能にあります。

グループウェアはチャット、メール、スケジュール、掲示板、ストレージ、ビデオ通話など、ビジネスコミュニケーションで必要なツールをまとめてパッケージングしたようなツールです。そのため、グループウェアがあれば色んなツールを使い分けなくても、一つのツールで済むため業務が効率化されます。

最近はクラウドサービスが主流なので、難しいシステムの構築などは不要ですぐに導入できるものが多くなってきています。

グループウェアが必要とされる背景

グループウェアが注目され、必要とされるのは、多くの企業が社内コミュニケーションや報連相の仕組みに課題を持っているからです。

また、コロナウイルスの影響からリモートワークが普及し、離れた場所にいる社員との連携が取りにくくなりました。従来のメールや電話だけでは作成の時間がかかったり、急な電話で相手の仕事を止めてしまったりしていては非効率です。

リモートワークで主に使うツールはWeb会議ツールとチャットツールですが、使うツールが増えるほど設定や使い方を覚える手間も増えて負担が増えます。だからこそ、こういった課題や使いにくさが解消できるグループウェアが必要とされているのです。

中小企業がグループウェアを導入するメリット

中小企業のような小規模事業者がグループウェアを導入するメリットは主に3つです。

業務効率が上がり、その恩恵を受けやすい
業務進捗の把握がしやすくなる
リモートワークがスムーズにできるようになる

中小企業はある意味大手企業よりも、グループウェア導入の恩恵を受けやすいとも言えます。その理由となるメリットを詳しく解説していきます。

業務効率が上がり、その恩恵を受けやすい

グループウェアの導入によって効率化できるのは、業務連絡や報告、データやファイルなどの情報共有です。少人数の組織であれば、グループウェア一つで社内コミュニケーションを円滑に進めることができるでしょう。

リモートワークがスムーズにでなるでしょう、

冒頭お伝えしたように、グループウェアは様々な便利ツールがパッケージ化されたツールです。

小規模事業者であれば、グループウェア一つで事足りることもあります。従って手間やコストをかけずに業務効率化を図ることが可能です。

業務進捗の把握がしやすくなる

社内でコミュニケーションや情報共有を図るツールを一本化することで、業務の進捗管理が把握しやすくなります。経営者、現場マネージャー、業務担当者、事務など、異なる役割や部署同士でも、わざわざ毎回確認せずにツールを確認すれば状況把握できる状態が作れます。

グループウェアにアクセスできるデバイス（タブレットやスマートフォン）があれば、外出先や離れた現場にいても進捗状況の把握が可能です。

いつでも自分のタイミングで状況把握できること、どこからでもすぐに確認ができること、これらができる環境が整えば、万が一、業務に問題が発生してもすぐに対処することができるでしょう。

リモートワークがスムーズにできるようになる

リモートワークに欠かせない機能はチャットツールやWeb会議ができるビデオツールなどです。

グループウェアにはこれらの機能に加えて、掲示板機能やメール、スケジュールやタスク管理なども備わっているので、離れていても同じオフィスで仕事をしているかのように業務を進めることができるでしょう。

むしろ効率的なリモートワークをするには、グループウェアはほぼ必須とも言えるツールです。

中小企業向けのグループウェアを選ぶ際の7つのポイント

グループウェアを選ぶ際のポイントをつに分けて詳しく解説します。

この7つのポイントを全て網羅するのではなく、優先すべきポイントを3つほど選び、それらに従うことで自社にマッチしたグループウェアを選べるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

目的に合った機能を備えている

グループウェアは業務効率化のオールインワンツールですが、ツールによって機能の違いはあります。一般的なグループウェアの主な機能は以下の通りです。

ビジネスチャット
Web会議
メール配信
社内Wiki
社内掲示板
スケジュール管理
在籍・離席の確認
オンラインストレージ
文書管理
日報管理
プロジェクト管理
タスク管理
レポート管理
アンケート作成
会議室予約
ワークフロー
経費精算
勤怠管理
社内ポータル

引用：グループウェアの機能一覧 | ビジネスチャットや社内SNSとの違い | BOXIL Magazine

グループウェアの機能は、「自社がグループウェアの導入によってどういった課題を解決したいか」という目的にあわせて選ぶようにしましょう。例えば、コミュニケーション重視であれば「チャット機能が使いやすい（わかりやすい）」など、シンプルかつ使いやすさ重視で選ぶなどです。

他にもデータ共有を改善したいのであれば、ストレージやセキュリティ面。文書管理や経費申請などワークフローを改善したいのであれば、ワークフロー機能が充実している。このように目的に合わせた機能を選ぶようにしましょう。

参考：グループウェア10選の費用と料金相場を徹底比較！【2022完全版】｜アイミツSaaS

利用人数に適したコスト

グループウェアの料金形態はアカウント数によって変わることが多いですが、中には使う機能によって変わる場合や無料で使えるものまで様々です。

考えられるケースをまとめると、

1アカウント500円/月など、1アカウントずつ料金設定ができる
～10アカウントまで3,000円/月など、1でも10でも料金が同じになる
月払いはなく年払いのみの契約になる
選んだ機能に応じて料金が変わる
完全に無料、もしくは特定のアカウント数・機能制限された状態であれば無料

などがあります。ですので、少数で使いたい場合は1アカウントずつで料金設定ができるものや、必要な機能が無料で使えるものなどを選ぶとよいでしょう。

参考：グループウェア10選の費用と料金相場を徹底比較！【2022完全版】｜アイミツSaaS

ツールと企業、両方のセキュリティが安心できる

導入後のサポート体制が整っている企業のツールを使う方が安心・安全です。サポート体制は企業によって違いがあります。例えば、有償か無償かという違い、電話サポートの有無など、対応範囲を確認して安心して使えるツールを選びましょう。

社内情報を取り扱うグループウェアにとってセキュリティは大切なポイントです。セキュリティを判断する上で見るべきポイントは2つです。

ツール・プロダクトのセキュリティ

ツールそのもののセキュリティ対策がしっかりされているかどうか確認しましょう。例えば外部からの不正アクセス対策がなされている、SSLによる通信の暗号化、アクセス制限の設定機能があるなどです。

運営会社のセキュリティ

もう一つ大切なのは運営会社のセキュリティ体制です。クラウドサービスのツールであればサーバーの管理は運営会社が行います。従って運営会社のセキュリティ対策がしっかりと行われているかは大事なポイントです。

使用しているクラウドサーバーがAWSやazureかなど、信頼性の高いサービスを使っているかを参考にするのが良いでしょう。

中小企業ならクラウド型がおすすめ

グループウェアのようなITツールはクラウド型とオンプレミス型という2種類に分類されます。端的に違いを説明すると、クラウド型はオンライン上のサーバーを使い、オンプレミス型は物理的なサーバーを自社に設置して活用するという点です。

オンプレミス型は独自のカスタマイズ性が高いというメリットがあります。

ですが、コストがかかることとシステムを構築するのにかなり時間がかかるため、中小企業向きではありません。大手企業など大規模な社内ネットワークを既に構築しているような企業向きだと言えます。

したがって、選ぶならクラウド型のツールを選ぶことをおすすめします。

サポートの内容を確認すること

導入後のサポート体制が整っている企業のツールを使う方が安心・安全です。

サポート体制は企業によって違いがあります。例えば、有償か無償かという違い、電話サポートの有無など、対応範囲を確認して安心して使えるツールを選びましょう。

導入と運用が簡単であること

グループウェアには様々な種類がありますが、基本的な機能はどのツールも備えており、違いが分からず選びきれないということもあるでしょう。

その時は自社の業種に特化したグループウェアを探してみるのがおすすめです。

業界特有の慣習に適した機能があったり、より使う人達の目線を考えて設計されていたりするので、自社のニーズにもっとも合うグループウェアに出会える可能性が高まります。

業種や業界に特化したものを選ぶ

グループウェアには様々な種類がありますが、基本的な機能はどのツールも備えており、違いが分からず選びきれないということもあるでしょう。その時は自社の業種に特化したグループウェアを探してみるのがおすすめです。

業界特有の慣習に適した機能があったり、より使う人達の目線を考えて設計されていたりするので、自社のニーズにもっともあうグループウェアに出会える可能性が高まります。

中小建設業におすすめのグループウェア「PROSHARE」

弊社が提供している「PROSHARE」は中小建設現場に特化したグループウェアです。主な機能は以下の3つで、シンプルかつ使いやすさに定評があります。

チャット機能
スケジュール管理
案件管理

特にスケジュール機能は、おなじみのカレンダータイプで、違和感なくすぐに使いこなせる仕様です。案件の工期が表示されるなど、建設業に合った機能もついており、評判が良い機能のひとつでもあります。

他にも、建設業で負担になる写真整理の時間を0にできる自動整理機能も搭載しています。

詳しく知りたい方は以下より、資料の無料ダウンロードが可能です。

中小企業の業務効率化に欠かせないグループウェア。自社に合ったツールを見つけよう

今回は中小企業にもおすすめできるITツールとしてグループウェアをご紹介しました。

雑談から連携に欠かせない報連相など社内コミュニケーションは組織の生命線です。

グループウェアを活用すれば、コミュニケーションや情報共有の体制が強化されるでしょう。

大手企業でも効果的ですが、中小企業のような小規模企業の場合は、その恩恵がより受けられます。

今回ご紹介した、グループウェアを選ぶためのポイントも参考にしていただきながら、自社に最適なグループウェアを見つけてみてください。