タスク管理をグループウェアで行うとなぜ効果的なのか？理由から活用例まで徹底解説

最終更新日:2023/09/17

• 情報共有

 

タスク管理によって業務の質が大きく変わるといっても過言ではありません。

今はデジタル化が進み、便利なタスク管理ツールが増えました。そんな中、グループウェアを活用したタスク管理が注目されています。

ですが、

「なぜグループウェアでタスク管理？何が良いの？」

「実際どのようにタスク管理をするの？」

と疑問に思う方は少なくないはず。そこで本記事では、そのような疑問にお答えするため、良いタスク管理の定義からグループウェアを活用したタスク管理の具体例まで徹底解説していきます。

良いタスク管理とは？

良いタスク管理とは、個人単位で終わらずチーム全体のタスクが管理できることです。個人タスクの漏れ抜けを防ぐだけでなく、業務品質の向上からチームのモチベーションアップまで組織に良い影響を与えます。

このような全体のタスク管理ができていれば、仕事全体を俯瞰的に把握できるため適切な優先順位がつけられます。効率的かつ無駄のない仕事ができ、特定の人に負担が偏ることも少なくなるでしょう。

チーム・組織のタスク管理ができる体制が整っていること。このような体制が整っていると、良いタスク管理ができていると言えます。

良いタスク管理による効果

タスク管理がしっかりとできていれば、仕事上のミスや抜け漏れを防ぎ仕事の質を上げることができるでしょう。その上で、チームによる良いタスク管理ができれば社内全体の残業時間の短縮も期待できます。

タスクやプロジェクトの進め方の優先順位がつけやすくなり、効率良く業務ができるからです。

業務時間の効率化により、プライベートも含めて有効活用できる時間が増えれば、従業員のモチベーションアップにもつながるでしょう.

タスク管理の方法

タスク管理の方法は主に3つあります。

• 手書きでアナログ管理する
• エクセルなど表計算ソフトで管理する
• タスク管理ツールを活用する

手書き管理はチーム全体で把握するには不向きです。特にテレワークなども浸透している昨今では、共有する手間が増えるだけになってしまう可能性があります。

どの企業でも取り組みやすいのは、日頃から使っているエクセルなどによるタスク管理です。しかし、エクセルは単なる記録になるため、業務効率化までつなげるには他の工夫が必要になります。

タスク管理ツールは複数人でタスク管理するために設計されているので、タスク管理から日々の業務改善を行うには適した管理方法と言えるでしょう。前述した「良いタスク管理」を実現するには効果的です。

参考：タスク管理とは？仕事におけるタスク管理の重要性を解説！ | ビジネスチャットならChatwork

タスク管理をグループウェアでする理由

今回、タスク管理用のツールとしてグループウェアをおすすめする理由は、個々のタスクから社内の大きなプロジェクトまで、1つのツールだけで管理ができるからです。複数のツールを使い分ける必要がなくなります。

例えば、グループウェアを活用すると以下のようなタスク管理ができます。

• タスクをチームで共有しているカレンダーに反映させる
• チャットの文面をそのままタスク化できる
• タスクに必要なデータや写真もひとまとめにしておける
• 自分が作成したタスクに関係するメンバーを割り当てられる
  
  

グループウェアはカレンダー管理、チャット、データストレージなどの機能をすべて備えています。チームの情報共有を1つのツールで一括して行えるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

また、グループウェアの中にはGoogle WorkspaceやSalesforceといった業務上欠かせないツールとの連携が可能なものもあります。自社にとって手放せないツールとの連携ができるものを選べば、一層便利な使い方も可能です。

グループウェアはタスク管理に限らず、社内のあらゆる情報共有を担えるので大企業だけでなく数人～数十人規模の小さな中小企業にとっても活用できるツールです。より詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。

中小企業にもおすすめしたいグループウェアとは？導入メリット・選ぶポイントを解説

グループウェアによるタスク管理3つのメリット

改めてグループウェアでタスク管理をするメリットを解説します。主に次の3つがメリットと言えるでしょう。

• チームのタスクを可視化できる
• プロジェクト別、チーム別など適切な管理ができる
• コミュニケーションの活性化につながる
  

それぞれ詳しく解説します。

チームのタスクを可視化できる

繰り返しになりますが、個人ではなくチーム全体のタスク管理を可視化できることが大きなメリットです。従来の管理方法だと、担当者に割り当てられたタスクやプロジェクトは、担当者しか進捗を把握していないという状況が起こりがちです。

管理が属人的になってしまうと、リスク管理が個人の裁量に委ねられてしまうため、担当者が気づかないリスクが潜んでしまう危険性が高まります。

グループウェア1つでチームのタスク管理ができれば、特定の人に負担をかけずにリスクを回避できるようになるでしょう。

プロジェクト別、チーム別など適切な管理ができる

グループウェアを活用すれば、プロジェクト別、チーム別でカテゴリーをわけて適切な管理を行うことも可能です。

全てのタスクを全体に可視化してしまうと、あまり関係のないタスクまで見えてしまいノイズになりかねません。そんな時は、関係するメンバーだけを指定してタスク管理を行うことで解決できます。

全体管理するタスク、特定のメンバーだけで管理するタスクを適切にわけることで、より生産的な仕事ができるようになるでしょう。

コミュニケーションの活性化につながる

グループウェアは社内の情報共有を活性化させるツールです。そのため、グループウェアでタスク管理をするようになれば、メンバー同士のコミュニケーションを活性化させることが期待できます。

グループウェアには1対1のチャット、グループチャット、ビデオ通話など、状況に応じてコミュニケーションの選択ができるため、タスクの進捗・状況管理が手軽にできます。

テレワークのような離れた場所にいるメンバーとも気軽にコミュニケーションが取れるので、環境に左右されず業務を進めていくことが可能です。

グループウェアによるタスク管理の活用例

グループウェアによるタスク管理の具体例をご紹介します。

• タスク＋マニュアルをグループウェアで管理して活用

タスクに必要なマニュアルもセットで管理できると、マニュアルを探す手間が省けるので効率が良く便利です。

• スケジュール、伝言メモ、タスクを一元管理
  アナログ管理とデジタル管理が煩雑化していたものをグループウェアに集約。1画面で必要な情報が全て確認できるので、効率が良くなります。紙の使用も減りコスト削減にも繋がります。
  
• リアルタイムな情報が拾いやすくなり滞りなくタスクの進行ができる
  グループウェアを活用するとパソコンだけでなく、スマホなどのデバイスからでもアクセスできます。そのため、いつでもどこでもリアルタイムな情報がキャッチできるので、滞りなくタスクを進めていくことが可能です。オフィスと現場など、離れたところでもスムーズに意思疎通ができます。
  
• チームによるタスク管理で情報格差を解消
  タスクの可視化ができることで、メンバーの情報格差を解消できます。また、言った言わないなどによる情報伝達の抜け漏れも防ぐことができるでしょう。
  
• チームへの指示・伝達を効率化
  タスクやプロジェクトに必要な情報や指示も、グループウェアで作成したタスクに集約しておけば効率良く行えます。プロジェクト責任者の事務的な負担が減ることで、本質的な仕事に専念できるでしょう。
  
• タスクを共有しておくことで担当者不在でも対応ができる
  担当者にしかわからない案件の問い合わせを受けたとしても、タスクやプロジェクトを可視化しておけば、ある程度は対応ができるようになります。例えば建設業だと、責任者が現場に出向いている時などです。可視化しておけば、その場で適切な対応ができるでしょう。
  

これらは一例ですが、グループウェアでタスク管理をすることでリスク回避や効率化まで、様々な効果が期待できます。

参考：グループウェアでタスク管理する理由とは？メリットや導入事例も紹介

タスク管理ができるグループウェアは建設業でも効果的

弊社が提供している「SITE」は建設現場に特化したグループウェアです。主な機能は以下の3つで、シンプルかつ使いやすさに定評があります。

• チャット機能
• スケジュール管理
• 案件管理
  
  

チャットからのタスク作成や、コメントのタスク化、タスク関係者の追加、スケジュール編集画面でのタスク作成などが可能です。

また小さなタスク管理だけでなく、大きな工事や案件ごとに専用のチャットグループや写真管理などもできるので、建設企業の情報共有を効率化できます。

余計な機能を省き、ITツールに不慣れな人でも安心して使えるため、導入で苦労することもありません。詳しく知りたい方は以下より、資料の無料ダウンロードが可能です。

まとめ

タスク管理にグループウェアが効果的な理由は、タスクやプロジェクトが可視化されるとチーム全体で管理できるようになるからです。そうすることでリスクヘッジだけでなく、業務の効率化までできます。

様々なツールを使い分けなくても、グループウェア1つでカバーできる範囲が広いのは大きなメリットです。

グループウェアを活用することでタスク管理からコミュニケーションの活性化まで、多くのポジティブな効果が期待できます。

どのような業界でも活用する価値のあるグループウェア。まだ使ったことがないのであれば、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。