ビジネスチャットとは?導入するメリット・注意点から建設業でおすすめのツールまで解説 - 建設業向け情報共有ツール「SITE(サイト)」

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ビジネスチャットとは?導入するメリット・注意点から建設業でおすすめのツールまで解説

最終更新日:2022/09/10

 


建設業では工事内容や仕様の変更など、多くの人が細かく連絡・相談をしながら1つの案件を進めています。

「社内の連絡、情報伝達、報告などで抜け漏れが発生している」

「ちょっとした報告に時間がかかりすぎている」

こういった問題や悩みは、多くの建設現場に起こっていることではないでしょうか。その原因は会社によって異なるかもしれませんが、コミュニケーションの仕組みそのものを見直すことで解決できることかもしれません。

本記事では、業種問わずコミュニケーションを円滑にしてくれる「ビジネスチャット」について解説します。ビジネスチャットを活用すれば情報共有の抜け漏れを防ぎ、多人数への共有も簡単にできるようになるので、本来、集中すべき業務に専念できるようになります。

ビジネスチャットのメリットや導入する際の注意点、建設業で活用するならどんなツールがいいのかまで詳しく解説します。職場の現場改善の参考になれば幸いです。

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ビジネスチャットとは?

チャットは複数人が1つの場所で同時にコミュニケーションを取ることができるコミュニケーションシステムであり、ビジネスチャットはそのビジネス版だと言えます。メールは送信→受信→送信…と手紙を送り合うのに対して、チャットは常に送受信できる場にいるため会話感覚でコミュニケーションを取ることが可能です。

チャットの利点はそれだけではなく、やり取りがそのまま残せるので、変更があった際の振り返りなどにも役立ちます。最近は社内の業務連絡だけでなく、顧客との連絡手段としても活用する企業が増えており、多くの業種でチャットを利用することが当たり前になりつつあります。

なかには、プライベートなチャットアプリ(例えばLINEなど)をそのまま業務用に活用しているケースもあるようですが、仕事上の重要なやり取りの記録として扱うには不向きです。なぜなら、日常使っているチャットアプリには管理機能が備わっていないので、メンバーや組織を管理することには不向きだからです。

仕事用でチャットを活用するならビジネスチャットを導入しましょう。

ビジネスチャットを導入するメリット


一般的にビジネスチャットを導入するメリットは以下の3つです。

  • やりとりが記録として残るので伝え忘れが防げる
  • 仕事とプライベート分けられる
  • 多人数との情報共有が楽・スムーズになる

順番に詳しく解説します。

やりとりが記録として残るので伝え忘れが防げる

わざわざ議事録を作る、紙やメモに書く、メールの内容を別データに転記するなどしなくても、一連のやりとりをそのまま記録として残しておけます。

具体的な使い方の例としては、案件やプロジェクトごとにチャットグループを作り、案件ごとに管理をするという方法です。こうすれば、情報が混在しないので必要な情報をすぐに見つけられます。

ちょっとした口頭でのやりとりだと忘れてしまい「言った・言わない」のトラブルが発生しがちですが、チャットであれば伝達の内容や一連の流れが残るのでトラブルになりません。


仕事とプライベートが分けられる


ビジネスチャットを導入することでプライベートなコミュニケーションとしっかり区別することができます。プライベートなコミュニケーションで活用しているツールを使う場合、導入することは楽かもしれませんが、プライベートなやりとりを誤って仕事の場でしてしまう恐れがあります。

社内のやりとりだけなら問題にならないかもしれませんが、顧客や取引先とのやり取りでは大変なトラブルになりかねません。

ビジネスチャットを導入すれば、煩わしいトラブルを気にする必要はなくなります。


多人数との情報共有が楽・スムーズになる


同じグループ内のメンバーであれば、1つの投稿でグループ内の全員に伝達することができます。

例えばAさんとBさんのやり取りは、同じグループにいるCさんとDさんも確認できます。このようにグループ内のやり取りを見られるので報告の手間が省けます。

同じ案件・プロジェクト内での情報伝達が楽になり、伝言ゲームのように人づてに伝わることによる誤解も生まれにくくなるので情報伝達がスムーズになります。


ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットを導入する際には以下の点に注意が必要です。

  • 有料のものであればコストがかかる
  • 効果を最大化するには個々の端末が必要
  • ITツールへの抵抗感を持つ人への対応

順番に詳しく解説します。


有料のものであればコストがかかる

ビジネスチャットは利用人数や使う機能によって有料になる場合があります。1人につき数百円程度ですが人数が増えるとそれなりにコストがかかるので、使うツールの利用料金は気をつけましょう。

「○○名までは無料」といったツールもあるので、組織規模に応じたツールを選ぶのが良いといえます。


効果を最大化するには個々の端末が必要

ビジネスチャットの利点を活かすにはスマホやタブレットを活用して、関係者全員がチャットを利用できる環境にしなくては意味がありません。

個人の端末を活用するか会社が支給するかは状況によりますが、個人の端末であっても専用アプリを入れるだけならプライベートには関係ないので負担にはならないでしょう。


ITツールへの抵抗感を持つ人への対応

ビジネスチャットという単語を聞いて「よくわからないから使いたくない」という人がいる場合は、利用するメリットを理解してもらう必要があります。

ビジネスチャットの使い方は、一般的なチャットツールとほとんど変わりません。そういった方には、前述した「ビジネスチャットを導入するメリット」の内容を伝えるといいでしょう。

ビジネスチャットを活用すること自体に、特段デメリットはありません。最初の抵抗感さえ取り払うことができれば問題なく活用できるでしょう。

代表的なビジネスチャットツール

有名なビジネスチャットツールを一部ご紹介します。業種関わらず広く使われているものを3つピックアップしました。

  • Slack
  • Chatwork
  • LINE WORKS

ビジネスチャットツールでできることは基本的に同じですが、ツールごとの大きな違いを1つあげるなら「操作画面」です。例えば海外製のSlackだと、こういったツールをはじめて利用する人にとっては、使い慣れるまでに時間がかかるかもしれません。

Slack

世界中で使われているチャットツールです。拡張性に優れており、国内でもIT企業やスタートアップ・ベンチャーなどでは定番の連絡ツールとして使用されています。基本無料で使えます。

Slack内にプロジェクトごとのチャンネルを作り、コミュニケーションを図るのが主な使い方です。また、様々なソフトウェアと連携できるので、顧客管理ツールや営業管理ツールと併行して活用することで社内のインフラを整えてくれます。自社のSlackと外部のSlackアカウントを連携させることで顧客とのやりとりもできます。

参考:よりシンプルで効率的な働き方



Chatwork

30万社以上に利用されている国産のチャットツールです。基本無料ですが、グループチャットの作成数に「累計7グループ」までという制限があるので、企業が活用する場合は有料プランで使用することが基本になります。

Slackに比べると画面はシンプルで使いやすい印象です。様々なソフトウェアと連携できるので、他のシステムと併用して使うことも可能です。チャットだけでなく、タスク管理、ファイル管理、ビデオ通話機能も備えています。

参考:中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1


LINE WORKS

簡単に説明するとビジネス版のLINEです。LINEの使い勝手はそのままに、掲示板、共有カレンダー、タスク、ドライブなど情報共有に必要な機能が追加されています。

参考:LINEとつながる唯一のビジネスチャット


建設業でビジネスチャットは必要なのか?


建設業でビジネスチャットを活用することで、現場との情報共有がスムーズになります。どのような現場でも、効率化できる仕事は少なからずあると考えられます。

とはいえ、「使い方がよくわからない」「特に無くても困らないから」などの理由で、導入する必要性が感じられないという意見もあるでしょう。

よくある賛成意見と反対意見についてまとめました。


必要派の意見:現場との情報共有が改善され言った言わないがなくなった


必要だと考える人は、情報伝達によるミスや課題を「人」ではなく「仕組み」で解決しようと考えています。

「最新の図面が現場に共有されていないがために、作業が無駄になってしまった」、「伝達漏れによる作業ミスで協力会社からクレームが発生した」など、これらが発生する根本的な問題は、人の伝え方というよりも構造や仕組みによるものが大きいからです。

例えば

  • いちいち変更があるたびに、関係者全員に電話やメールで報告をする手間がかかる
  • 口頭で言ったはずなのに伝わっていない。だが記録がないから確認できない
  • 人によって伝え方が違うので、間違った伝わり方をしている

このような問題を「人」で解消しようとすると「言い方に気をつける」といった属人的なものになり、人が変われば同じ事を繰り返す可能性があります。ビジネスチャットを投入すれば、誰でも簡単かつリアルタイムに関係者全員へ情報伝達ができるので、伝え忘れや認識違いを防ぐことが可能です。

ビジネスチャットが必要だという人達は、このような効果を期待し仕組みから改善しようとしています。


不要派の意見:導入しても機能が難しくて使いこなせない


対して不要だと考える人は、「電話で直接言った方が早い」と思う方もいるかもしれません。言った方はそれで良くても聞いた側の状況によっては「すぐにメモが取れない」という状況も考えられます。より正確に情報が伝わる方が、再確認の手間もなく結果的に効率化につながるのではないでしょうか

また、導入を促したり、導入後に使い方をレクチャーすることが面倒だと考える傾向も見受けられます。ただでさえ忙しい建設現場に新しい仕組みを持ち込んでも、浸透させるのが難しいという意見です。

「不慣れな人が多い」、「必要性を感じない人が多い」場合は一時的な導入コスト(費用だけでなく時間も含めたコスト)がかかってしまうかもしれません。導入しても「機能が難しくて継続して利用できるかわからない」となれば、不要と判断してしまう気持ちもわかります。

ですが、建設現場は社内外を含め1つの現場で多数の人が関係するため、情報共有を円滑にするにはできるだけ属人的にならない環境を作る方が、結果的に効率化につながります。

なので、導入時にネックになることは以下のことで解消するのも1つです。

  • 導入から導入後まで継続して使い方のサポートを依頼する
  • シンプルかつ簡単なツールを選ぶ
  • 建設業に特化したツールを選ぶ

不要だと考える人は、導入する際にネックになっている問題を解消すれば、より効率良く仕事ができるようになるのではないでしょうか。

このようなお悩みは弊社でも無料でご相談に応じています。ご希望の方はこちらからお気軽にお問い合わせください!


建設業向けのビジネスチャットツールがおすすめ


建設業でビジネスチャットを活用するなら、建設業のことを考えて設計された専用ツールを使うのがおすすめです。

建設業仕様のツール「SITE」


「SITE」は現場管理に関する業務を効率化させることを目的に作られた建設業向けのツールです。


建設業に特化したツールなので、写真や図面、その他書類などデータを案件(顧客)ごとに管理することが可能です。わざわざ保存書類やデータを整理しなくても、「SITE」を活用していれば自然と集約できるので、写真整理や日報の作成など事務作業の効率化が期待できます。


「SITE」のチャット機能を使えば、会話や大事な共有事項が記録され、いつでも見返すことができるので「言った、言わない」や「そんなこと聞いていない」という行き違いが防げます。


チャット機能含め、主な機能は以下の通りです。


  • チャット機能
  • スケジュール管理機能
  • 案件管理機能
  • 電子小黒板


このように、不必要な機能を無くしてシンプルな作りになっているので、誰でも簡単に操作できるツールになっています。

「SITE」について詳しくは知りたい場合はこちらをご覧いただくか、以下の動画(約1:30)をご覧ください。



▼SITE活用事例

“元々、電話やLINEグループ等で業務連絡をしていたのですが、細かいところが使いづらく現場用としては不便なところが多かったんですよね。各部署間での連絡、スピーディな情報共有、協力会社との連携、連絡事項の確認や連絡漏れなどが改善されました”

【導入事例】部署間の正確な情報共有、現場の状況把握をひとつのツールで解決


まとめ

おさらいすると、ビジネスチャットのメリットは以下の3つです。

  • 記録が残ること
  • 仕事とプライベートが分けられること
  • 多人数への情報共有が楽になること

これらのメリットは建設業で導入しても効果的です。業務の効率化だけでなく案件ごとに記録・管理にも活用できる点が、特に良い影響を与えるでしょう。

導入する際は自社に適したツールや、業界に特化したツールを選び、導入時から導入後も問題無く使えるようにすることが必要です。

【シンプル簡単】現場管理アプリ「SITE(サイト)」の詳細

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