スケジュール管理にはグループウェアがおすすめ。その理由からツールの選び方まで解説

最終更新日:2023/09/17

• 情報共有

 

仕事の進捗管理に欠かせないスケジュール管理。


個人のスケジュールであれば手帳に書き込む、カレンダーアプリで管理するだけで十分かもしれませんが、業務のスケジュール管理は組織単位で管理しなければ漏れや抜けが発生し、取り返しの付かないミスを招いてしまう可能性があります。

そこで便利なのがグループウェアを活用したスケジュール管理です。本記事では、スケジュール管理にグループウェアがおすすめできる理由やツールの選び方を解説していきます。

グループウェアとは

グループウェアとはスケジュール管理機能の他にも、チャットツールやワークフロー機能など備えた組織の情報共有に必要な機能を一つにパッケージングしたツールです。

従来のやり方で業務のスケジュール管理を行う際には、一人が設定したスケジュールを関係者に口頭やメールで共有して周知するのが一般的です。

しかし、「メールで伝えたが日付や曜日、時間を入力間違いをしてしまった」といったミスはいくら気をつけていたとしても発生する可能性があります。

グループウェアのようなツールを活用すれば、共有のカレンダーを複数人で管理できるので、このような伝え漏れやミスを防げるでしょう。

さらにグループウェアの場合は、カレンダー機能の他にプロジェクト管理やドキュメント管理といった機能が備わっています。

スケジュール管理とあわせて業務の進捗や詳細の把握までを一つのツールで管理できるようになるので効率よく業務が進められるでしょう。

グループウェアの主な機能

グループウェアの一般的な機能をご紹介します。

• ビジネスチャット

社内専用のSNSと呼ばれることもあります。メールと違って件名を入れる必要もなく手軽かつ、レスポンスの早いやりとりができるのが特徴です。

• Web会議
  グループウェア上でビデオ会議を行うこともできます。別ツールを立ち上げる必要がないのと、社内で共通のツールを使っているので使い方で悩む心配がありません。
  
  
  

• 社内ポータル

社内ポータルとは社内専用のホームページのような役割を担ってくれます。スケジュール、プロジェクト、掲示板など一つのページに項目が一覧で表示されるので状況確認が簡単にできます。

• 社内掲示板

個別ではなく社内全体や部署など、広く周知する情報を掲載しておく場所として便利な機能です。

• スケジュール管理
  専用のスケジューラーで個人の予定管理から社内全体の業務スケジュールの管理ができます。
  
  
  
• 会議室予約

グループウェアには人だけでなく部屋や施設のスケジュール管理も可能です。ミーティングルームなど共用スペースの利用状況を管理できます。

• プロジェクト管理
  案件ごとに進捗状況を記録したり、必要なファイルを集約したりしてプロジェクトの管理をすることができます。ガントチャートなどの機能を備えているものもあります。
  
  
  
• タスク管理

プロジェクト管理のような全体管理だけでなく、個別の担当案件や連絡のリマインドなどに便利な機能です。

• オンラインストレージ
  オンライン上にデータを保存できる場所です。オンラインのメリットとして、物理的な場所が必要ないことや、必要に応じて拡張することも簡単にできる点があげられます。
  
  

• 文書管理

文書管理に優れているグループウェアは書類の検索性が高く、権限付与によって閲覧や編集できる人を制限することもできます。

• ワークフロー
  グループウェア内で社内稟議や申請フローを構築することも可能です。経費申請や契約チェックなど、社内確認がスムーズに行えます。
  
  
  
• 勤怠管理

簡易なタイムカード機能を備えているツールもあるので、リモートワークでの勤怠管理にも役立ちます。

ご覧の通り、グループウェアには社内の情報共有を行うために役立つツールが集約されています。カレンダーアプリなどでも社内のスケジュール管理は可能ですが、予定している会議に必要な資料や、プロジェクト進捗の把握には別途ツールが必要となります。

一つのツールで管理と共有が行えるのはグループウェアの利点です。スケジュール管理をより正確かつ効率良く行うことができるでしょう。

スケジュール管理にグループウェアをおすすめする理由

スケジュール管理にグループウェアをおすすめする主な理由は次の3つです。

• 社内の連携が簡単にできるようになる
• スケジュール変更の共有がスムーズになりミスも防げる
• 管理者が全体スケジュールを把握しやすくなる
  
  
  

社内の連携が簡単にできるようになる

些細な確認から業務の相談まであらゆるシーンで役立ちます。グループウェアがあると、連絡手段がメール、チャット、掲示板、ビデオ通話など選択肢が増えます。

そのため、相手の状況に合わせた連絡が取りやすくなるため、社内でのコミュニケーションが円滑にまわるようになるでしょう。

例えば、メールだと社内でも送信先のアドレスを選択して件名・本文を入力しますが、手間がかかり面倒だと感じてしまうこともあるのではないでしょうか。また、忙しそうにしている上司や同僚に声をかけるのも神経を使います。

こうした小さな心理的な負担がコミュニケーションを鈍化させてしまいます。

チャットや掲示板など、内容に応じて適したコミュニケーション手法が選択できることはとても大事なことです。

スケジュール変更の共有がスムーズになりミスも防げる

社内全体のスケジュールを一つのツールで管理できるので共有がスムーズです。関係者が同じツールでスケジュール管理するので、スケジュールに変更があったとしても誰かが編集すれば全体のスケジュールに反映されます。

わざわざスケジュール変更をメールで伝えなくても、対面であれば一言共有するだけ、離れた場所にいてもチャットなどで一言「○○日のスケジュール変更しました」と伝えるだけで完了します。

複数人でスケジュールを管理するのでミスや漏れを防ぐことにも繋がります。

管理者が全体スケジュールを把握しやすくなる

案件ごとに担当者にスケジュールや進捗を確認をせずとも、グループウェアを確認すれば状況把握ができます。予定だけでなくプロジェクト管理やタスク管理も併用してできるグループウェアであれば、日程だけでなく進捗状況の確認まで可能です。

いつでも全体スケジュールが確認できる状態にしておけば、現場や部下が気づいていないような懸念に前もって気づき対策をうつこともできるでしょう。

案件ごとに担当者にスケジュールや進捗を確認をせずとも、グループウェアを確認すれば状況把握ができます。

予定だけでなくプロジェクト管理やタスク管理も併用してできるグループウェアであれば、日程だけでなく進捗状況の確認まで可能です。

いつでも全体スケジュールが確認できる状態にしておけば、現場や部下が気づいていないような懸念に前もって気づき対策をうつこともできるでしょう。

グループウェアをスケジュール管理に活用した事例

社会インフラに係るコンクリート製品を供給するセキサンシーピーは、複数ある各現場のスケジュール管理が非効率なことなど、社内の情報共有に課題を感じていました。例えば社内のスケジュール管理は手書きの予定を写真で撮影しメールで送ったり、チャットツールもプライベートなツールを共有していたりしていたという状況です。

そこで自社の業界向けのグループウェア『SITE』を導入し、スケジュール管理を一つのツールに集約。シンプルかつ操作が簡単なツールを選んだこともあり、導入も比較的スムーズに進み、すぐに現場の効率化ができたとのことです。

　

導入の決め手はシンプルかつコストパフォーマンス

スケジュール管理がしやすいグループウェアの選び方

スケジュール管理を効率的に行いたいなら、次の3つのポイントを重視してツールを選ぶと良いでしょう。

• 導入・操作が誰でも簡単
• パソコンやスマホ、どの端末でも見やすい
• 社外とのスケジュール共有も安心してできる
  
  

導入・操作が誰でも簡単

先ほどご紹介した事例のように、簡単に導入できるものを選ぶのは大切なポイントです。特に初めてグループウェアのようなツールを導入する場合、「面倒そうだな」「使いこなせるだろうか」と考える人は少なくありません。

せっかく便利なツールを導入しても、全員が使えなければスケジュール管理を効率良くすることが難しくなります。簡単なものや、シンプルなもの、直感的に操作がしやすいツールを優先して選ぶと良いでしょう。

パソコンやスマホ、どの端末でも見やすい

どの業種でもリモートワークが当たり前になっている昨今、スケジュールの状況確認をする機会が多いのは常に持ち歩くスマホが多いのではないでしょうか。

そのため、小さな端末でも見やすいもの、操作性が損なわれないものを選ぶと良いでしょう。

具体的にはスマホやタブレット用のアプリが用意されているツールがおすすめです。ブラウザで確認する場合はパソコン用の画面をスマホで見るため、見にくかったり操作がしにくかったりします。

社外とのスケジュール共有も安心してできる

社外の取引先や協力会社、業務委託先など、社内以外の人達と進めるプロジェクトがあるという場合がある時は、社外の人とも安心してスケジュール共有ができるツールがおすすめです。

ただ、基本的にグループウェアは社内の情報共有をスムーズに行うためのツールであるため、社外と共有することを考えて設計されていないものが多いです。

ですが中には、社外の関係者もアプリをダウンロードすれば、スケジュール管理やプロジェクト管理ができるツールもあります。社外との共有が多い場合は、検討する上で大事なポイントになるでしょう。

スケジュール管理ができるグループウェアは建設業でも効果的

弊社が提供している「SITE」は建設現場に特化したグループウェアです。主な機能は以下の3つで、シンプルかつ使いやすさに定評があります。

• チャット機能
• スケジュール管理
• 案件管理
  

特にスケジュール機能は、おなじみのカレンダータイプで、違和感なくすぐに使いこなせる仕様です。余計な機能を省き、どんな現場でも扱いやすいツールを目指しています。

また、チャットやスケジュールなどは専用アプリがあるので、ダウンロードすれば職人など社外の関係者や施主とも同じツールで連絡をしたり、スケジュール管理をすることが可能です。

詳しく知りたい方は以下より、資料の無料ダウンロードが可能です。

まとめ

今回はスケジュール管理におすすめのグループウェアの解説と建設業向けアプリをご紹介しました。

単純にスケジュール管理だけをしたい場合はカレンダーアプリで十分かもしれませんが、業務の進捗管理やデータ共有も、仕事を進めていく上では必須になります。そうなった時に、様々な機能が集約されているグループウェアはかなり重宝するでしょう。

自社にとってより便利かつ効率的なスケジュール管理をするためにも、グループウェアを検討してみてはいかがでしょうか。