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グループウェアを最大限活用するための運用ルールとは。社内に浸透させるコツまで解説

最終更新日:2023/08/27

情報共有

「グループウェアの運用・活用が上手くいかない」

そんな悩みを抱えているのであれば、運用ルールを見直すと良いでしょう。運用ルールを見直せば使い方で悩むことやわからないことが減り扱いやすくなります。全員が無理なく活用できるようになれば、グループウェアのメリットを最大限に活かせるでしょう。

そこで本記事では、グループウェアの活用に欠かせない運用ルールについて解説します。現在グループウェアを導入している方だけでなく、これからグループウェアの導入を検討している方にとっても、導入前の予備知識としてお役立ていただける内容です。

もくじ

グループウェアを使いこなすためには「運用ルール」が重要

チームのコミュニケーション向上や業務効率化に役立つグループウェアですが、その効果を発揮するには「組織内の全員が使う」ことが大前提として必要です。導入検討をしている担当者や経営者は、さまざまな情報収集をした上で導入しているので機能や使い方を理解しているかもしれませんが、それ以外のメンバーにとっては未知のツールだと思う人もいるでしょう。

そういった人達にもしっかりと活用してもらうためにも、基本事項の説明よりも、運用ルールをしっかりと定め、使いながら覚えていける環境を整えることが重要なのです。

“グループウェアの導入企業の7割以上が運用ルールを設けている”というアンケート調査の結果もあります。運用ルールがなく、個人の判断で好きなように使い始めてしまうと、情報共有がスムーズにできず無用なトラブルを起こしかねません。

また、調査で運用ルールを設けていると答えた中には「運用ルールを決めているものの、詳細は把握できていない」という意見もありました。ルールは決めるだけでなく、その内容もしっかりと浸透させることにも目を向ける必要があると言えるでしょう。

参考：グループウェアは運用ルールの策定が肝心！社内に浸透させるルール作りのコツ！

グループウェアの運用ルールを策定するメリット

「運用ルールをゼロから策定するのは大変」と考えてしまうかもしれません。確かに最初は大変かもしれませんが、ルールを策定することで以下のようなメリットが得られます。

管理者（導入担当者）の負担が減る
利用するメンバーが混乱しない
早く組織に浸透する

運用ルールがなければ、管理者への質問や相談が相次ぎ、長期的な運用が難しくなります。何より、早く組織に浸透してしまえば、これまでの業務効率が大きく改善されたり、社内での情報共有が漏れなくスピーディーにできるなど恩恵が得られます。運用ルールの設定は、新しいツールを定着させる上でとても重要です。

グループウェアの運用ルールに必要な項目

とはいえ「具体的にどのような運用ルールを定めればいいか」と悩むかもしれないので、最低限のおさえておくべき項目について解説します。以下の項目をおさえつつ、自社の状況に応じたルール作りの参考にしてください。

スケジュール・タスク管理のルール

スケジュールやタスク管理のルールとは、例えば「件名やタイトルに必ず主担当者の名前を記載する」、「商品やサービスの名前は略称ではなく正式名称で記載する」などです。利用する全員にとって、スケジュール・タスクの内容が把握しやすくなるためのルール作りが重要になります。

他にも「案件ごとに色分けで分類する」や、反対に「○○なことはスケジュール・タスクには入力しない」といったことも効果的でしょう。社内全員で活用すると、スケジュールやタスクが乱立して見にくくなることもあります。そのような事態に陥らないためにも、入力する内容を制限することも大切です。

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メール・チャットなど連絡上のルールメール・チャットなど連絡上のルール

メールやチャットなど連絡を取り合う上でのルールとは、例えば「○○の内容はメール、○○の内容はチャットを使う」など、あらかじめ送る内容を決めておくことなどです。また、チャットの場合は案件ごとにグループ分けしておくと、あとで情報を振り返りたい時にも便利になります。

メールやチャットは社内だけでなく社外への連絡にも関係する大切なルールになるので、細かく縛るよりも、上記のように利用者が混乱しないように大枠だけ決めるのもポイントです。例えば、チャットは件名を入力せずに素早くコミュニケーションができることが利点です。このようなツールの良さを失わないようなルールを決めるといいでしょう。

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ファイル・データ共有のルール

ファイル・データ共有のルールとは、例えば「基本的に社内のデータ共有や伝達はグループウェアを使う」や「データの格納場所は勝手に作成しない」など、必要なファイルやデータが見つけやすくなる（検索性が高くなる）ようなルールを定めるとよいでしょう。

グループウェアにデータを格納しておけば、ブラウザ上で閲覧や編集ができるので、外出先でも手持ちのスマートフォンやタブレットなどでもアクセスできるようになります。これが社内の専用サーバーに保管されていると、わざわざメールで添付して送るなど手間がかかってしまうでしょう。

容量の大きなファイルは、受け渡しだけでも時間のロスが大きく非効率です。グループウェアのデータ共有機能をうまく活用して時間の効率化に役立てましょう。

ワークフローのルール

ワークフローのルール策定には、基本的なことですが、申請できるものを明確にすることが大切です。申請できるものを明確にした上で、どのようなフォーマットで申請すればいいかを整えるとよいでしょう。ワークフローでできる申請業務を明確にした上で、「承認が欲しい日の何日前までに申請すること」など、期日に関するルールを定めれば、急な承認依頼が発生することを防止できます。

ワークフローは交通費などの経費申請から稟議書まで、さまざまな申請業務を自動化できる機能です。しっかりと運用ルールを決め、業務改善に役立てましょう。

運用ルールを社内に浸透させるためのコツ

策定した運用ルールをスムーズ＆スピーディに浸透させるためのコツは以下の4つです。

ルールを複雑にしない
責任者を決める
現場からの声・フィードバックを反映する
管理者や上層部が率先して使う

ルールを複雑にしない

まずはルールを複雑にしないことです。セキュリティ関係など重要度の高いものや、運用上、最低限決めなければならない項目だけを決め、運用しながら必要に応じて追加することもできます。

細かく複雑なルールを決めてしまうと、グループウェアを活用するためではなく運用ルールに対応することが目的化してしまい、それでは本末転倒です。

どのようなルールを作ればいいか見当がつかない場合は、先述した4つの項目をまず設定し、他に絶対外せない項目だけを追加するという方法で始めてみるというのもいいでしょう。

責任者を決める

運用ルールを浸透させるためにも、責任者を明確に決めておきましょう。

責任者を決めておくことで、質問や疑問を投げかける窓口が明確になるのでメンバーも安心できます。そして、グループウェアの運用ルールに関する意見が責任者に集約されるので、多く寄せられる質問に関してはQ&Aを作成して対応する、時にはルールの見直しを行うといった改善にもつなげられます。

責任者を決めることは、運用側・利用側、双方にとって必要です。

現場からの声・フィードバックを反映させる

現場からの声やフィードバックは、可能な限り反映するスタンスを持つと良いでしょう。

実際にグループウェアを活用する頻度が多いのは現場です。その現場から、もっと使いやすくするためや弊害になっているといった意見は反映させる必要があります。現場からの声に向き合うことは、そのこと自体がコミュニケーションの活性化にもつながります。

「ルールは守ることが絶対だ」と考えて、現場を縛り付けないように注意しましょう。大事なことは「運用ルールを守る」ことではなく、「グループウェアを活用する」ことです。自社にとってプラスになる改善はしっかり反映していきましょう。

管理者や上層部が率先して使う

現場だけに使わせるのではなく、管理者や会社の上層部も率先して使いましょう。

そうすることで、運用ルールの良い点・悪い点を管理側も把握できます。
現場の声にも理解ができるだけでなく、現場よりも俯瞰した視点からより良い運用ルールにするための改善案が生まれる可能性があります。何よりも管理者や上層部が積極的に使っている姿を見れば、現場は決して無視できず、積極的に活用することに
なるでしょう。

参考：「導入したのに、なぜ使われない？」グループウェアの活用法を見直そう

まとめ

今回はグループウェアの運用ルールについて解説しました。グループウェアを社内の全員が効果的に使うためには運用ルールの策定が必要です。ルールが決まっていれば、より早く組織に浸透するので管理者の負担も少なくなります。

運用ルールを策定する際は、スケジュール、チャット、データ共有など、グループウェアの重要な機能に関するものを優先して定めましょう。

始めから細かく複雑なルールは設定せず、必要最低限のものから徐々に調整していくのがおすすめです。現場からのフィードバックを尊重しながら、経営層と現場が一体となって進めていければ運用ルールは定着するでしょう。

本記事の内容が、グループウェアの運用に役立てば幸いです。また弊社では、建設業向けのグループウェア『SITE』を提供しています。詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。